27.2. Tjenestemænd

Bestemmelser om tjenestemænds funktion findes dels i § 11 i Lbekg. Nr. 522 af 18/5 2017 bekendtgørelse af lov om tjenestemænd (TL), dels i Skm. cirk. 27/4 2022 om aftale om betaling mv. under funktion i højere stilling for tjenestemænd i staten og folkekirken (funktionsaftalen).

27.2.1. Funktionspligt

Ifølge TL § 11 har en tjenestemand inden for sit ansættelsesområde pligt til at gøre midlertidig tjeneste i en stilling, der er sideordnet med eller højere end den pågældendes egen.

Der er ingen pligt for ansættelsesmyndigheden til at lade ledige stillinger eller stillinger, fra hvilke indehaveren er midlertidigt fraværende, besætte ved funktion. Afgørelse heraf beror på en vurdering af det tjenstlige behov.

27.2.2. Opslag

Skal en tjenestemandsstilling besættes ved funktion, kan opslag undlades, hvis funktionen ikke varer ud over 1 år, jf. Fmst. cirk. 26/6 2013 om opslag af stillinger og lønnede hverv i staten.

Hvis funktionen varer - eller må forventes at vare - ud over 1 år, skal der ske opslag af stillingen, før den besættes ved funktion.

27.2.3. Deltidsansatte

Tjenestemænd, der er ansat på deltid, kan pålægges at fungere i anden stilling efter samme regler som øvrige tjenestemænd.

Afgørende for, om en deltidsbeskæftiget tjenestemand kan få funktionsvederlag, er, at samtlige arbejdsopgaver i den højere stilling overtages. Om dette indebærer, at varetagelsen af den højere stilling kan ske på deltidsvilkår eller må ske på fuld tid, må afgøres i det enkelte tilfælde.

27.2.4. Funktion i sideordnet stilling

Under funktion i sideordnet stilling kan der ikke ydes betaling i henhold til funktionsaftalen, men alene godtgørelse for over- eller merarbejde, hvis betingelserne herfor i øvrigt er opfyldt.

27.2.5. Funktion i højere stilling

Funktionsaftalen hjemler alene betaling for funktion i højere stilling.

Anvendelse af funktion kan finde sted i tilfælde, hvor en højere stilling er ubesat, samt i tilfælde, hvor indehaveren af en højere stilling er midlertidigt fraværende fra tjenesten.

Det er en betingelse for retten til betaling, at én bestemt tjenestemand overtager samtlige arbejdsopgaver, der er forbundet med den højere stilling. Denne betingelse kan efter omstændighederne også være opfyldt i tilfælde, hvor tjenestemanden i den højere stilling er i tjeneste, men fraværende på grund af kursusophold, tjenesterejse mv.

Ved deling af arbejdsopgaverne i den højere stilling mellem flere tjenestemænd, herunder også mellem to deltidsansatte, kan der ikke ske deling af funktionsvederlaget, idet retten til betaling som foran nævnt er betinget af, at én bestemt tjenestemand overtager samtlige arbejdsopgaver.

En tjenestemand, der er ansat i en stilling, i hvilken oprykning til højere lønramme ifølge lov eller anden godkendt ordning finder sted efter anciennitet og under forudsætning af tilfredsstillende tjenstlige forhold, er ikke berettiget til betaling under funktion i en anden tilsvarende stilling. Dette gælder, uanset om stillingens indehaver inden for det lønforløb, som er fastlagt for stillingen, har opnået en lønmæssig placering, der er højere end den fungerende tjenestemands.

27.2.6. Karensperiode

27.2.6.1. Definition

Ved karensperiodeforstås den periode, hvori en tjenestemand kontinuerligt og uden andre afbrydelser end de fridage, der er nævnt i funktionsaftalens § 3, skal fungere i en højere stilling for at kunne opnå retten til funktionsvederlag.

Karensperioden optælles i hele kalenderdage. Den fungerende tjenestemands arbejdstid og arbejdstidens placering følger de regler, der gælder for den højere stilling, jf. afsnit 27.2.6.3 om karensperiode for deltidsansatte.

Weekender i begyndelsen og slutningen af stillingsindehaverens fravær - hvilket typisk forekommer under ferie - medregnes ikke i karensperioden, medmindre tjenestemanden rent faktisk har fungeret i stillingen på sådanne lørdage/søndage. Funktionen betragtes således normalt som påbegyndt en mandag og afsluttet en fredag.

27.2.6.2. Karensperiodens længde

Retten til betaling under funktion i højere stilling indtræder ifølge funktionsaftalen, når tjenestemanden har varetaget stillingen i 30 kalenderdage i sammenhæng, se nærmere i afsnit 27.2.8.1.

27.2.6.3. Karensperioden for deltidsansatte

Hvis en deltidsansat tjenestemand fungerer i højere stilling, opgøres karensperioden således, at arbejdsfri dage, der er forårsaget af deltidsbeskæftigelsen, indgår i beregningen af de 30 kalenderdage.

27.2.6.4. Fortsat funktion i flere højere stillinger

Sammenhængende funktionsperioder i flere højere stillinger kan sidestilles med funktion i én stilling, idet det dog er udgangspunktet, at stillingerne skal være af samme kategori. Der kan således ved umiddelbar fortsættelse af funktion i flere højere stillinger ske sammenlægning af funktionstiden, uden at det er nødvendigt, at der optjenes karensperiode for hver stillings vedkommende. Det anførte gælder, uanset om de flere højere stillinger er klassificeret i forskellige lønrammer.

27.2.7. Funktionsvederlaget

27.2.7.1. Gamle lønsystemer

I henhold til funktionsaftalen kan der lokalt indgås aftale om funktionsvederlagets størrelse. Et lokalt aftalt funktionsvederlag kan aftales pensionsgivende.

Indgås der ikke en sådan lokalaftale, beregnes funktionsvederlaget efter funktionsaftalens § 4, stk. 2 og 3

Betaling under funktion i højere stilling ydes med et beløb, der udgør forskellen mellem lønnen i tjenestemandens egen stilling og den løn, tjenestemanden ville opnå ved udnævnelse i den højere stilling på sit hidtidige tjenestested.

Funktionsvederlaget skal således svare til den lønfremgang, som tjenestemanden ville opnå, hvis den pågældende fra den til enhver tid aktuelle placering i egen stilling ved udnævnelse i den højere stilling blev indplaceret i overensstemmelse med reglerne i § 9 i Fmst. cirk. 16/7 1987 om lønanciennitet mv. for tjenestemænd i staten (lønanciennitetscirkulæret).

Det indebærer, at der ved beregning af funktionsvederlag opnås anciennitetstillæg i den højere stilling, når tjenestemanden i sin egen stilling ved anciennitetstillæg opnår en løn, der svarer til eller er højere end den løn, tjenestemanden får i den højere stilling.

Derudover gælder det særligt, at der efter 2 års funktion i den højere stilling opnås anciennitetstillæg i denne stilling, hvis tjenestemanden ved funktionens start er på slutløn i egen stilling. Er dette ikke tilfældet, gives anciennitetstillæg i den højere stilling to år efter, at tjenestemanden har opnået slutløn i egen stilling.

Hvis tjenestemandens egen stilling omklassificeres til en højere lønramme (og dermed en højere slutløn), efter at funktionen er påbegyndt, regnes 2-års-perioden stadig fra funktionens påbegyndelse/tidspunktet for opnåelse af slutløn i henhold til den oprindelige klassificering, medmindre omklassificeringen medfører oprykning til et højere løntrin i funktionsstillingens lønramme. Under fortsat funktion i stillingen ydes yderligere ”alderstillæg”, svarende til at tjenestemanden fortløbende optjener anciennitet i funktionsstillingen.

Det er lønforholdene på det hidtidige tjenestested, der er afgørende for beregning af funktionsvederlaget, også i tilfælde af funktion, der medfører udstationering eller tjenesterejse. Indebærer funktionen derimod, at tjenestemanden forflyttes til nyt tjenestested, beregnes funktionsvederlaget på grundlag af lønforholdene på det nye tjenestested.

Funktionsvederlaget beregnes altid på grundlag af forskellen mellem de to stillingers lønrammeløn efter samme stedtillægssats.

Forskellen i lønnen mellem de to stillinger beregnes på grundlag af lønrammelønnen.

Eventuelle topcheftillæg indgår ligeledes i beregningsgrundlaget.

Ved beregning af funktionsvederlaget ses der derimod bort fra eventuelle åremålstillæg - såvel i tjenestemandens egen som i den højere stilling.

Eventuelle særlige tillæg samt (varige eller midlertidige) tillæg fra lokal- og cheflønspuljen, som den fungerende tjenestemand får i egen stilling, indgår i beregningsgrundlaget.

Eventuelle tillæg fra lokallønspuljen samt eventuelle særlige tillæg, der undtagelsesvis måtte være knyttet til selve klassificeringen af den højere stilling, indgår ligeledes i beregningsgrundlaget, mens personlige tillæg ydet af lokal- eller cheflønspuljen til indehaveren af den højere stilling ikke har betydning for beregningen af vederlaget. Tilsvarende ses der bort fra særlige tillæg til stillinger i lønramme 35 og derover, der efter tidligere regler er aftalt som led i klassificeringen, men som ved ledighed bortfalder og overføres til cheflønspuljen.

En konsulent, der fungerer i en chefstilling i lønramme 37, får således kun funktionsvederlaget beregnet i forhold til den rene lønramme 37-løn, idet der i denne sammenhæng ses bort fra såvel eventuelle særlige tillæg, der efter tidligere regler måtte være knyttet til chefstillingens klassificering, som eventuelle personlige tillæg, som chefen måtte have fået tillagt.

Hvis der til den højere stilling er knyttet et tillæg, der ydes for en særlig arbejdsmæssig forpligtelse, fx rådighedstillæg, der erstatter betaling for over-/merarbejde, arbejdstidsbestemte ydelser mv., indgår tillægget i beregningsgrundlaget, under forudsætning af at den fungerende overtager den særlige arbejdsmæssige forpligtelse.

Hvis der til tjenestemandens egen stilling er knyttet sådanne tillæg, og disse tillæg bevirker, at den samlede løn i den lavere stilling er større end lønnen i den højere stilling, bevarer den pågældende sin hidtidige løn inkl. tillægget.

27.2.7.2. Basislønsystemer

I cirkulæret til funktionsaftalen præciseres reglerne om beregning af funktionsvederlag i forhold til tjenestemænd på nye lønsystemer (basislønsystemer).

Ved funktion i højere stilling kan der indgås lokal aftale om ydelse af funktionstillæg. Et lokalt aftalt funktionsvederlag kan aftales pensionsgivende.

Indgås en sådan aftale ikke, ydes et ikke-pensionsgivende funktionstillæg, der svarer til forskellen mellem lønnen i den højere stilling og lønnen i tjenestemandens egen stilling.

I beregningsgrundlaget for lønnen i den højere stilling indgår:

a. Basislønnen.

b. Funktionstillæg, der er knyttet til den højere stilling. Er tillægget tids- eller opgavebegrænset, indgår funktionstillægget i lønnen indtil det tidspunkt, tillægget ophører i overensstemmelse med de betingelser, der er aftalt om tillæggets varighed, under forudsætning af, at den fungerende overtager opgaven.

c. Kvalifikationstillæg, der knytter sig til de særlige krav, der stilles til stillingsindehaveren på grund af stillingens særlige indhold. Tilsvarende gælder lokalt aftalte tillæg, der knytter sig til på forhånd fastsatte objektive kriterier, eksempelvis uddannelse, samt centralt aftalte tillæg.

d. Resultatløn kan indgå efter konkret vurdering.

I beregningsgrundlaget for lønnen i tjenestemandens egen stilling indgår:

a. Basislønnen, funktionstillæg og kvalifikationstillæg samt eventuelt personligt tillæg.

b. Midlertidige tillæg, der bevares under funktionen, i den periode, hvori de ydes.

Ved beregning af funktionstillægget ses der bort fra eventuelle åremålstillæg såvel i tjenestemandens egen som i den højere stilling.

Hvis en beregning af funktionsvederlaget efter ovenstående retningslinjer medfører lønnedgang, bevarer den pågældende sin hidtidige løn.

27.2.7.3. Tjenestemænd på prøve

For prøveansatte tjenestemænd, som aflønnes med en procentdel af lønnen ved varig ansættelse, opgøres betalingen under funktion i højere stilling på grundlag af forskellen mellem den procentdel af lønnen i egen stilling, som den pågældende er berettiget til, og samme procentdel af lønnen i den højere stilling.

I øvrigt beregnes funktionsvederlaget som for varigt ansatte tjenestemænd.

27.2.7.4. Beregning af funktionsvederlaget

En tjenestemand, der har opnået ret til betaling, får funktionsvederlag for hver kalenderdag i den højere stilling fra karensperiodens begyndelse, og så længe funktionen varer.

Vederlaget beregnes pr. kalenderdag som forskellen mellem de to stillingers månedsløn divideret med den aktuelle måneds antal dage.

27.2.7.5. Pension

Funktion i højere stilling har ikke betydning for en tjenestemands pension. I ganske særlige tilfælde kan der dog ved pensioneringen tages hensyn til funktionen, jf. PAV kap. 34.

27.2.7.6. Fravær

Om betaling under fravær i funktionsperioden henvises til afsnit 27.2.8.3.

27.2.7.7. Sammenhængende funktionsperioder

Ved sammenhængende funktionsperioder i flere stillinger, jf. afsnit 27.2.6.4, beregnes vederlaget forholdsmæssigt efter de forskellige højere stillingers lønrammer.

Hvis en tjenestemand ved umiddelbar fortsættelse af funktion i flere højere stillinger er berettiget til at få funktionsvederlag under ferie og sygdom, jf. afsnit 27.2.8.3, beregnes vederlaget i forhold til lønnen i den højere stilling, i hvilken tjenestemanden har fungeret længst.

27.2.7.8. Overarbejdsbetaling mv.

En forudsætning for, at overarbejdsbetaling og betaling for mistede fridage mv. kan ydes efter de regler og satser, der gælder for den højere stilling, er, at den fungerende tjenestemand har opnået ret til betaling for funktion i den højere stilling, jf. funktionsaftalens §§ 3 og 5. Om de nævnte ydelser gælder i øvrigt følgende:

Overarbejde og godtgørelse for mistede fridage betales med satserne for den højere stilling fra det tidspunkt, hvor karensperioden er gennemgået. De første 30 dage af en funktionsperiode betales således med satserne for tjenestemandens egen stilling. Betalingen beregnes i øvrigt på grundlag af de satser, der gælder på udbetalingstidspunktet for egen, henholdsvis den højere stilling.

Hvis overarbejdet ikke kan tidsfæstes, ydes overarbejdsbetaling med satserne for den stilling, som tjenestemanden befinder sig i på udbetalingstidspunktet.

Betaling for ikke-afviklet frihed optjent ved tjeneste på ubekvemme tidspunkter ("17-06-frihed"), jf. § 17 i Skm. cirk. 5/7 2021 om statens arbejdstidsaftale (arbejdstidsaftalen), sker med de satser, der på udbetalingstidspunktet gælder for tjenestemandens egen stilling, uanset om tjenestemanden fungerer på udbetalingstidspunktet. Hvis tjenestemanden har fungeret uafbrudt i optjeningsperioden, anvendes dog de satser, der gælder for den højere stilling på udbetalingstidspunktet, uanset om funktionen måtte være ophørt på dette tidspunkt.

Ved de satser, der gælder på udbetalingstidspunktet, forstås de satser, der gælder for tjenestemandens lønmæssige og stedtillægsmæssige placering den 1. i den måned, hvori betalingen for overarbejde mv. kommer til udbetaling.

Frihed, der ydes som godtgørelse for overarbejde, mistede fridage og arbejde på ubekvemme tidspunkter, afholdes med den løn, tjenestemanden får på afviklingstidspunktet.

Godtgørelse for merarbejde følger samme retningslinjer som godtgørelse for overarbejde med hensyn til, hvilken stillings løn der lægges til grund for fastsættelse af godtgørelsen.

Hvis forholdene taler for det, kan der ud over funktionsvederlaget ydes individuelle tillæg /engangsvederlag i tilknytning til funktionen.

Sådanne løndele skal ydes efter de regler, der gælder for funktionsstillingen. Således vil eksempelvis et midlertidigt funktionsbetinget tillæg til en fuldmægtig, der fungerer i en kontorchefstilling, skulle finansieres af cheflønspuljen, mens et engangsvederlag ydes uden for pulje, hvis funktionsstillingen er omfattet af det nye cheflønsystem.

27.2.8. Fravær i funktionsperioden

27.2.8.1. Afbrydelse af karensperioden

Fridage, barsels- og adoptionsorlov og omsorgsdage i karensperioden medregnes ved opgørelse af karensperioden, under forudsætning af at tjenestemanden har fungeret i den højere stilling den 1. dag efter fridagen(e), barsels- og adoptionsorloven eller omsorgsdagen(e). Det er uden betydning, om fridagen(e), barsels- og adoptionsorloven eller omsorgsdagen(e) er optjent i tjenestemandens egen stilling eller i den højere stilling.

Alt andet fravær i karensperioden, herunder ferie, særlige feriedage, sygdom, barns 1. og 2. sygedag og opsparingsdage, afbryder karensperioden, således at der herefter skal optjenes ny karensperiode. I tilfælde af, at en karensperiode afbrydes regnes funktionsperioden fra seneste gennemførte karensperiode.

27.2.8.2. Afbrydelse efter karensperiodens udløb

Efter karensperiodens udløb medregnes fridage i funktionsperioden, som en del af perioden for hvilken der ydes betaling, såfremt tjenestemanden har fungeret i den højere stilling på den første arbejdsdag efter fridagen.

Derudover medregnes barsel- og adoptionsorlov, omsorgsdage, sygdomsfravær i indtil 28 dage, samt afvikling af ferie/særlige feriedage i funktionsperioden ved opgørelsen af det antal dage, for hvilket der ydes betaling.

Selvom funktionen har været afbrudt på grund af sygdomsfravær i mere end 28 dage og tjenestefrihed af op til 1 måneds varighed, bevarer tjenestemanden retten til funktionsvederlag efter fraværsperiodens ophør, hvis funktionen fortsætter. Der skal således ikke optjenes ny karensperiode.

Dette gælder også, når funktionen afbrydes af andre årsager end forannævnte. Det er dog i disse tilfælde en forudsætning for at bevare retten til betaling, at funktionsperioderne ikke er adskilt af mere end 15 kalenderdage.

27.2.8.3. Funktionsvederlag under fraværet

Funktionsvederlag under fravær indebærer, at der ydes vederlag for en fridag, uanset om denne efterfølges af en syge- eller feriedag, hvis tjenestemanden efter dette fravær fortsat fungerer i den højere stilling.

Fridage, herunder afspadseringsfridage, medregnes ved opgørelsen af det antal dage, for hvilke der ydes vederlag, under forudsætning af at tjenestemanden har fungeret på den 1. dag efter fridagen. Ved 1. dag forstås i denne sammenhæng den 1. arbejdsdag, på hvilken den pågældende faktisk gør tjeneste.

Hvis den fungerende tjenestemand ikke har opnået ret til funktionsvederlag under ferie, fradrages afviklede feriedage ved beregning af funktionsvederlaget (7 kalenderdage for en uges ferie).

En tjenestemand, der er delvis sygemeldt, får udbetalt funktionsvederlag for den aktive tjeneste i den højere stilling, dvs. for den del af tiden, hvor den pågældende rent faktisk er på arbejde.

Når en tjenestemand har fungeret uafbrudt i mere end 30 dage i en eller flere højere stillinger (heri medregnet sådanne eventuelle afbrydelser, som er nævnt i afsnit 27.2.8.2), har den pågældende tillige ret til at få funktionsvederlag under fravær som følge af

a. Ferie, herunder særlige feriedage (uanset varighed).

b. Sygefraværsperioder på indtil 28 dage. Antallet af dage opgøres for hver enkelt sygeperiode for sig, og sygeperioderne sammenlægges således ikke.

c. Barsels- og adoptionsorlov og omsorgsdage.

Fravær af andre årsager end ovenstående (a-c) medregnes i intet tilfælde ved beregning af vederlaget.

27.2.9. Lønanciennitet ved varig ansættelse i højere stilling

En tjenestemand, der har fungeret i en højere stilling eller i flere højere stillinger inden for samme kategori i en uafbrudt periode på mindst 1 år, inkl. sådanne eventuelle afbrydelser som nævnt i afsnit 27.2.8.2, får ved ansættelse i den højere stilling - eller i anden tilsvarende stilling - i direkte forlængelse af funktionen medregnet funktionsperioden i lønancienniteten i den højere stilling.

Indplacering i den højere stilling foretages derfor, som om pågældende på tidspunktet for funktionsperiodens påbegyndelse var blevet udnævnt i den højere stilling. Dette gælder dog ikke, hvis indplacering efter § 9, stk. 1, i lønanciennitetscirkulæret for tjenestemanden på tidspunktet for ansættelse i den højere stilling medfører et gunstigere resultat, fx fordi tjenestemanden har fået anciennitetstillæg i sin egen stilling under funktionen, eller fordi den pågældendes egen stilling er blevet omklassificeret under funktionen. I så fald gælder indplaceringen efter lønanciennitetscirkulærets § 9, stk. 1, uanset funktionstidens varighed, og der tillægges hertil ikke yderligere anciennitet som følge af funktionen.

Eventuelle tidligere funktionsperioder tages ikke i betragtning ved indplacering i den højere stilling. Det indebærer, at kun den sammenhængende periode på mindst 1 år umiddelbart før udnævnelsen medregnes ved indplacering i den højere stilling.

27.2.10. Tjenestemænds funktion i overenskomststillinger

Hverken tjenestemandsloven eller funktionsaftalen tager stilling til, i hvilket omfang en tjenestemand er retligt forpligtet til at fungere i en stilling, der er oprettet på overenskomstvilkår.

I det omfang sådan funktion rent faktisk finder sted, er der mellem og tjenestemændenes centralorganisationer enighed om, at vederlag ydes med forskellen mellem tjenestemandens egen løn og nettolønnen (lønnen ekskl. evt. pensionsbidrag) på det trin i overenskomststillingens lønskala, der ligger nærmest over tjenestemandens egen løn.

Hvis den overenskomstansatte, der hidtil har varetaget stillingen, fik tillæg, tager ansættelsesmyndigheden konkret stilling til, om tillægget skal indgå ved beregning af funktionsvederlaget.

Tjenestemanden følger de betalingsregler, der gælder for overenskomststillingen med hensyn til overarbejde og lignende. I øvrigt bevarer tjenestemanden i et og alt sin tjenestemandsstatus.

Bestemmelserne i funktionsaftalen anvendes i øvrigt for tjenestemænd, der fungerer i overenskomststillinger.

Det henstilles, at det ikke ved funktion pålægges tjenestemænd inden for tilsvarende stillingskategorier at udføre arbejde, der ellers skulle have været udført af overenskomstansatte, der er omfattet af en lovligt varslet konflikt, medmindre hensynet til personers liv eller helbred, bevarelse af værdier eller andre vigtige hensyn tilsiger, at arbejdet udføres.

27.2.11. Udenrigstjenesten

For tjenestemænd i udenrigstjenesten finder bestemmelserne i § 12 i lov om normering og klassificering af statstjenestemandsstillinger fortsat anvendelse, jf. Bilag 27.4.1.