9.1.6. Partsaktindsigt

9.1.6.1. Omfang

Partsaktindsigten omfatter som udgangspunkt alle dokumenter, der vedrører sagen, jf.  forvaltningslovens § 9, stk. 2, nr. 1, og indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter, jf. forvaltningslovens § 9, stk. 2, nr. 2.

De dokumenter, der er omfattet af retten til partsaktindsigt, skal forstås i vid betydning. Dokumentbegrebet omfatter foruden egentligt skriftlige dokumenter i sagen også bl.a. fotografier, lydbånd og videobånd, i det omfang de er indgået i sagen. Endvidere omfatter dokumentbegrebet e-mails og sms-beskeder, medmindre de er af formløs karakter.

Om dokumentbegrebet henvises til pkt. 4.1.4 i Justitsministeriets vejledning om lov om offentlighed i forvaltningen (2013).

Der henvises endvidere til bl.a. Niels Fenger, Forvaltningsloven med kommentarer (2021), 2. udgave, s. 372 ff.

For så vidt angår dokumenter afsendt af myndigheden til andre end den part, der anmoder om aktindsigt, gælder retten til partsaktindsigt efter forvaltningslovens § 9, stk. 2, nr. 1, først fra dagen efter afsendelsen af dokumentet, jf. forvaltningslovens § 9, stk. 4.

9.1.6.2. Undtagelser

Der er dog visse undtagelser fra retten til partsaktindsigt.

I sager om ansættelse og forfremmelse har ansøgeren kun krav på at blive gjort bekendt med de dokumenter mv., der vedrører den pågældendes egne forhold, jf. forvaltningslovens § 9, stk. 3. Sådanne sager er heller ikke omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt, jf. offentlighedslovens § 21, stk. 1.

I tjenestemandsloven § 5 er der dog særlige regler om udlevering af ansøgerlister i forbindelse med ansættelse i tjenestemandsstillinger, se PAV kap. 15.

Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 1. Som interne arbejdsdokumenter anses dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående.

Dokumenter, der afgives til udenforstående, fx til en borger eller en anden myndighed, mister deres interne karakter, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 2.

Interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, er dog i henhold til forvaltningslovens § 13 omfattet af retten til aktindsigt, når

• dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse,
• dokumentet alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter offentlighedsloven, jf. afsnit 9.1.2, eller
• dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder.

Retten til aktindsigt omfatter efter forvaltningslovens § 14 ikke visse særlige dokumenter:

• Statsrådsprotokoller, referater af møder mellem ministre og dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til brug for sådanne møder.
• Dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed.
• Myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres.

Ministeriers og styrelsers brevveksling med sagkyndige (fx Kammeradvokaten), Justitsministeriets lovafdeling og Medarbejder- og Kompetencestyrelsen i forbindelse med retssager, voldgiftssager o.l. på personaleområdet falder ind under lovens § 14, stk. 1, nr. 3, jf. FOB 1990.63, og er dermed ikke omfattet af retten til aktindsigt. Bestemmelsen kan også anvendes ved overvejelse af, om retssag mv. bør føres, og ved brevveksling med sagkyndige om juridiske tvivlsspørgsmål. Det er dog en forudsætning, at en retssag e.l. er en nærliggende mulighed.

9.1.6.3. Ekstraheringspligt

Oplysninger om en sags faktiske grundlag er uanset forvaltningslovens § 12 og § 14 omfattet af retten til aktindsigt, idet omfang oplysningerne er relevante for sagens afgørelse, jf. herved lovens § 14 a. Det samme gælder oplysninger om eksterne faglige vurderinger, som findes i sådanne dokumenter, der er omfattet af lovens § 12 og § 14, nr. 1 og 2.

Det forhold, at en oplysning er ekstraheringspligtig indebærer ikke nødvendigvis, at parten har ret til aktindsigt heri. Sådanne oplysninger vil således efter omstændighederne kunne undtages efter lovens §§ 15-15 b, jf. afsnit 9.1.6.4 nedenfor.

Herudover fremgår det af lovens § 14 b, at i sager, hvor det er almindelig praksis at indhente eksterne faglige vurderinger af spørgsmål til brug for afgørelsen af den pågældende type sager, omfatter retten til aktindsigt oplysninger om interne faglige vurderinger i endelig form, som måtte være foretaget af de pågældende spørgsmål.

9.1.6.4. Undtagelse af oplysninger

Retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til bl.a. private eller offentlige interesser, jf. nærmere forvaltningslovens §§ 15-15 b, som opregner en række hensyn, der kan begrunde undtagelse fra aktindsigt.

Gør de hensyn, der er nævnt i lovens §§ 15-15 b, sig kun gældende for en del af et dokument, skal der meddeles parten aktindsigt i dokumentets øvrige indhold, jf. lovens § 15 c. Dette gælder dog ikke, hvis

• det vil medføre en prisgivelse af det eller de hensyn, der er nævnt i lovens § 15-15 b
• det vil indebære, at der gives en klart vildledende information, eller
• det resterende indhold i dokumentet ikke har et forståeligt eller sammenhængende meningsindhold.

9.1.6.5. Behandling af aktindsigtssager

Myndigheden skal snarest tage stilling til, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af fx sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den aktindsigtssøgende skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Nærmere regler om afgørelse af sager om aktindsigt og klageadgang findes i forvaltningslovens §§ 16 og 17.

9.1.6.6. Udsættelse af sagen

Hvis en part under behandlingen af en sag anmoder om aktindsigt, og anmodningen efter loven skal imødekommes, skal sagens afgørelse udsættes, indtil der er givet parten adgang til at gøre sig bekendt med dokumenterne, jf. forvaltningslovens § 9 b, stk. 1.

Det gælder ifølge lovens § 9 b, stk. 2, dog ikke, hvis

• udsættelse vil medføre overskridelse af en lovbestemt frist for sagens afgørelse, eller
• partens interesse i udsættelse findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod udsættelse.

Om myndighedens pligt til at udsætte sagen efter anmodning fra parten i forbindelse med retten til at afgive udtalelse, se afsnit 9.1.11.

9.1.6.7. Egenacces

Efter offentlighedslovens § 8 har den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, ret til at blive gjort bekendt med oplysningerne, uanset om den pågældende er part i en sag.