9.1.12. Begrundelse

9.1.12.1. Afgørelsens form

Afgørelser om uansøgt afsked, bortvisning og disciplinære sanktioner bør meddeles skriftligt til den ansatte. Det anbefales, at også andre personaleretlige afgørelser normalt meddeles eller bekræftes skriftligt. Dette gælder også i de tilfælde, hvor de ansættelsesretlige regler ikke indeholder krav herom.

Det er myndigheden, der har bevisbyrden for, at afgørelsen er kommet frem til den pågældende part.

Normalt vil myndigheden kunne løfte denne bevisbyrde ved detaljeret at redegøre for proceduren for afsendelse af post ("systembeviset"). Afgørelsen må herefter anses for at være kommet (rettidigt) frem, medmindre der foreligger oplysninger – fx fra PostNord – der kan sandsynliggøre et andet forløb.

Ombudsmanden har i en udtalelse af 28. januar 2011 (j.nr. 2008-4469-025), der er offentliggjort på ombudsmandens hjemmeside udtalt, at såfremt der er tale om en usædvanligt indgribende afgørelse, vil dette kunne spille ind ved domstolenes vurdering af den bevissikkerhed, der skal foreligge, for at et brev er afsendt og kommet frem.

9.1.12.2. Skriftlige afgørelser

En afgørelse, der meddeles skriftligt, skal være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold, jf. forvaltningslovens § 22.

9.1.12.3. Mundtlige afgørelser

Den, der har fået en afgørelse meddelt mundtligt, kan forlange at få en skriftlig begrundelse for afgørelsen, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende medhold. En anmodning herom skal fremsættes over for myndigheden inden 14 dage efter, at parten har modtaget underretning om afgørelsen, jf. forvaltningslovens § 23, stk. 1.

En anmodning om en skriftlig begrundelse skal besvares snarest muligt. Hvis anmodningen ikke er besvaret inden 14 dage efter, at anmodningen er modtaget af myndigheden, skal myndigheden underrette den pågældende om grunden hertil samt om, hvornår anmodningen kan forventes besvaret, jf. lovens § 23, stk. 2.

9.1.12.4. Begrundelsens indhold

Begrundelsen skal indeholde en forklaring på, hvorfor afgørelsen har fået det pågældende indhold. Det er ikke muligt at foretage en præcis beskrivelse af, hvor udførligt en myndighed bør udforme begrundelsen. De nærmere regler om begrundelsens indhold findes i forvaltningslovens § 24.

Begrundelsen skal normalt indeholde:

  • en henvisning til de relevante retsregler
  • en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning
  • en redegørelse for hovedhensynene i skønsmæssige afgørelser
  • en stillingtagen til partsanbringender.

9.1.12.5. Retsregler

Begrundelsen skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet, jf. forvaltningslovens § 24, stk. 1. Der skal således henvises til de relevante love og overenskomster med titel, nr. og dato samt paragraffer, stk., nr., litra osv. Det anbefales at bruge betegnelsen lov om tjenestemænd i stedet for det almindelige kaldenavn tjenestemandsloven. Tilsvarende gælder lov om retsforholdet mellem arbejdsgivere og funktionærer frem for funktionærloven.

I det følgende gives nogle eksempler på henvisninger til retsregler.

I sager om uansøgt afsked af tjenestemænd skal der henvises til § 28, 1. eller 2. pkt. i tjenestemandsloven. Hvis der er tale om disciplinær afsked, skal der henvises til lovens § 24, 1. pkt., jf. § 28, 1. eller 2. pkt. Hvis afskedsgrunden er alder, skal der henvises til lovens § 29, jf. § 28, 1. pkt., og til eventuel lovgivning eller aftale om pligtig afgangsalder.

Ved afskedigelse af funktionærer skal der henvises til § 2 i  Lbekg. nr. 1002 af 24. august 2017 om retsforholdet mellem arbejdsgivere og funktionærer (funktionærloven. Hvis den pågældende er omfattet af en kollektiv overenskomst, skal der tillige henvises til overenskomstens afskedsbestemmelse. Tilsvarende gælder for overenskomstansatte, der ikke er funktionærer, men som i henhold til overenskomsten er tillagt funktionærrettigheder.

Funktionærloven indeholder ikke nogen direkte bestemmelse om bortvisning. I sager om bortvisning af funktionærer kan der i begrundelsen henvises til, at adgangen til bortvisning er forudsat i funktionærlovens § 4, § 2 b, stk. 3, jf. stk. 1, og § 3, stk. 1..

9.1.12.6. Redegørelse

Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger om sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen, jf. forvaltningslovens § 24, stk. 2.

Hvor omfattende og detaljeret redegørelsen skal være, afhænger af den enkelte sag. Der kan bl.a. tages hensyn til, om parten har medvirket i sagens behandling (særligt ved partshøring og partsaktindsigt), og om omstændighederne i øvrigt er velkendte for den pågældende. Herudover kan det indgå i vurderingen, om sagen er kompliceret. Hvis der er uenighed om sagens faktiske omstændigheder, skal begrundelsen referere de modstridende versioner, og det skal udtrykkeligt angives, hvilken version myndigheden har lagt til grund.

Navnlig i sager om uansøgt afsked, bortvisning og disciplinære sanktioner er det vigtigt, at begrundelsen indeholder en fyldestgørende sagsfremstilling. I det følgende gives nogle eksempler på oplysninger i sagsfremstillingen.

I sager om afsked på grund af arbejdsmangel skal der gives oplysning om årsagen til arbejdsmanglen. Der skal desuden gøres rede for, hvori arbejdsmanglen/besparelserne består.

I sager om afsked på grund af sygdom skal der gives oplysning om, i hvilke perioder eller fra hvilken dato den ansatte har været syg.

I sager om afsked på grund af uegnethed eller samarbejdsvanskeligheder skal der gives en nærmere beskrivelse af de utilfredsstillende forhold, jf. FOB 1986.93. Se mere herom i PAV kap. 31.

I sager om afsked af tjenestemænd af disciplinære grunde er det ikke tilstrækkeligt blot at henvise til det tjenstlige forhør, medmindre forhørsprotokollen samtidig er vedlagt, jf. FOB 1990.339 (side 400).

I sager om afsked af tjenestemænd på grundlag af en straffedom, jf. tjenestemandslovens § 24, 3. pkt. , skal der redegøres for, hvilken retsinstans der har afsagt dommen og datoen for dommens afsigelse, se herom i PAV kap. 29. Der skal endvidere være en (kort) redegørelse for indholdet af de bestemmelser, som den pågældende er straffet efter, samt oplysning om strafudmålingen, jf. FOB 1990.339 (side 400).

9.1.12.7. Hovedhensyn bestemmende for skønudøvelsen

Ved skønsmæssige afgørelser skal der i begrundelsen være en redegørelse for de hovedhensyn, der har været bestemmende for udøvelsen af skønnet, dvs. de kriterier, der er lagt til grund for afgørelsen, jf. forvaltningslovens § 24, stk. 1, 2. pkt. Afgørelsen i personaleretlige sager vil i vid udstrækning være skønsmæssige, idet betingelserne for at træffe afgørelsen og/eller afgørelsens indhold ofte ikke er særligt præcist angivet i retsforskriften.

Kriterierne skal gengives i begrundelsen, også selv om det måske ikke er særligt flatterende for den pågældende, jf. FOB 1990.339 (side 375). I afskedssager kan myndigheden i givet fald vedlægge en "neutral" attestation svarende til tjenesteattesten efter funktionærlovens § 17, se herom i PAV kap. 31.

Om begrundelser på afslag på stillingsansøgninger henvises til PAV kap. 15.

I det følgende gives nogle eksempler på hovedhensyn, der vil kunne gøre sig gældende.

I afskedssager skal der redegøres for, hvorfor det findes nødvendigt at afskedige den pågældende.

I sager om afsked på grund af arbejdsmangel, hvor der er tale om valg mellem flere ansatte, skal der i begrundelsen redegøres for de kriterier, der har ført til at afskedige den pågældende.

I sager om afsked på grund af sygdom skal der bl.a. redegøres for bedømmelsen af, hvor generende den ansattes fravær er for udførelsen af arbejdsopgaverne. Der skal endvidere redegøres for vurderingen af udsigten til, at den ansatte bliver rask igen. Der kan fx henvises til en eventuel lægeerklærings oplysninger om sygdommens art og konklusionen med hensyn til generhvervelse af arbejdsevnen.

I sager om afsked på grund af uegnethed og samarbejdsvanskeligheder skal der redegøres for myndighedens vurdering af disse forhold.

I sager om afsked af disciplinære grunde skal der redegøres for, hvorfor forholdet gør den pågældende uegnet til fortsat ansættelse. I sager om afsked som følge af straffedom skal der fx indgå en vurdering af overtrædelsens art og omfang samt strafudmålingen, jf. FOB 1990.339 (side 403).

9.1.12.8. Partsanbringender

I begrundelsen skal der tillige i fornødent omfang tages stilling til eventuelle partsanbringender, dvs. argumenter og synspunkter, som parten har fremført i sagen. Hvis parten har anført argumenter, som myndigheden anser for uvæsentlige eller irrelevante, men som parten selv tillægger stor vægt, bør det kort angives, at disse ikke er tillagt betydning, således at den pågældende kan se, at myndigheden har været opmærksom på argumenterne.

9.1.12.9. Begrænsning

Begrundelsens indhold kan begrænses, i det omfang oplysninger kan undtages fra partsaktindsigt i medfør af forvaltningslovens §§ 15-15 b, jf. forvaltningslovens § 24, stk. 3, 2. pkt.

Den, der er part i en sag, kan således ikke ved at anmode om en begrundelse forlange at blive gjort bekendt med oplysninger mv., som ville være omfattet af undtagelsesbestemmelserne i forvaltningslovens §§ 15-15 b, hvis parten i stedet havde fremsat anmodning om aktindsigt.

Myndigheden bør dog oplyse om, at begrundelsen for den pågældende afgørelse er begrænset efter mulighederne herfor i forvaltningslovens § 24, stk. 3, i det omfang dette ikke indebærer, at de oplysninger mv., som der er hjemmel til at tilbageholde fra aktindsigt, røbes, jf. FOB 2000.158, FOB 2009.1-4 og FOB 2009.15-1.

9.1.12.10. Tilbagekaldelse eller annullation af en afgørelse

I situationer, hvor forudsætningerne for en gyldig afgørelse ændrer sig efterfølgende, vil den udstedende myndighed efter omstændighederne skulle overveje, om afgørelsen skal tilbagekaldes.

Det kan eksempelvis være tilfældet, hvis det bliver muligt at tilbyde en medarbejder fortsat ansættelse, efter der er truffet afgørelse om afskedigelse som følge af opgavebortfald pga. ændrede økonomiske forhold.

Tilbagekaldelsesadgangen vil skulle vurderes ud fra de almindelige forvaltningsretlige grundsætninger om tilbagekaldelse på ulovbestemt grundlag.

Om der i et konkret tilfælde er grundlag for at tilbagekalde en afgørelsen, beror på en afvejning af henholdsvis adressatens berettigede forventninger om, at den oprindelige afgørelse står ved magt, og de modstående – normalt offentlige – interesser i at få afgørelsen ændret.

I denne afvejning indgår bl.a. en vurdering af myndighedens konkrete begrundelse for tilbagekaldelsen. Det har desuden væsentlig betydning, om tilbagekaldelsen sker på baggrund af nye faktiske oplysninger, der ikke forelå på det tidspunkt, hvor den afgørelse blev truffet, eller om tilbagekaldelsen er begrundet i en ændret vurdering på et uændret retligt og faktisk grundlag.

Hvor tilbagekaldelsen sker til ugunst for afgørelsens adressat, er vurderingen af, om omstændighederne berettiger til tilbagekaldelse i den konkrete sag, typisk streng.

Også i situationer, hvor en afgørelse er ugyldig som følge af en eller flere (væsentlige) retlige mangler, vil den udstedende myndighed efter omstændighederne skulle overveje, om afgørelsen skal annulleres.

Spørgsmålet om, hvorvidt en afgørelse, der er behæftet med retlige mangler, skal annulleres som ugyldig, afgøres delvist ud fra en afvejning af de samme hensyn som ved tilbagekaldelse på ulovbestemt grundlag.

Der henvises til bl.a. Niels Fenger (red.), Forvaltningsret (2018), s. 1092 ff., og Søren Højgaard Mørup m.fl., Forvaltningsret – Almindelige emner (2022), 7. udgave, s. 291 ff.