9.1.2. Notatpligt

I afgørelsessager skal en myndighed, når den pågældende myndighed mundtligt eller på anden måde bliver bekendt med oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse, snarest muligt gøre notat om indholdet af oplysningerne eller vurderingerne. Det gælder dog ikke, hvis oplysningerne eller vurderingerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter, jf. § 13, stk. 1 i Lbekg. 145 24/02 2020 om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven).

Endvidere skal myndigheden i afgørelsessager tage notat om væsentlige sagsbehandlingsskridt, der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter, jf. offentlighedslovens § 13, stk. 2.

I sager, der ikke er afgørelsessager, kan en myndighed også have pligt til at gøre notat.

Efter den ulovbestemte forvaltningsretlige retsgrundsætning om notatpligt i traditionelle administrative sager følger det, at en myndighed skal gøre notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt, hvis de relevante oplysninger ikke allerede fremgår af sagens dokumenter, jf. FOB 2010.4-1. Retsgrundsætningen gælder kun for sager, der – uden at være afgørelsessager – har en vis indgribende og væsentlig betydning for borgeren, og hvor det er naturligt og ønskeligt, at der stilles krav om, at der tages notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt.

Herudover følger det af god forvaltningsskik, at en myndighed bør notere visse oplysninger ned, jf. FOB 2006.644. Dette skyldes hensynet til, at forvaltningen sørger for, at der skabes et tillidsforhold mellem borgeren og forvaltningen. Et sådant tillidsforhold skabes bl.a. ved, at forvaltningen sikrer sig bevis og herved undgår tvivl om, hvad der er foregået og sagt i en foreliggende sag.

Pligten til at tage notat er med til at sikre, at det efterfølgende kan klarlægges, hvad der er sket i sagen, og vil også kunne give mulighed for effektiv kontrol med, om myndigheden har handlet korrekt.

Se mere om notatpligten i myndighedsguiden på Folketingets Ombudsmands hjemmeside.