7.1. Samarbejdsudvalg

7.1.1. Regelgrundlag

Skatteministeriet (nu Finansministeriet) og centralorganisationerne har indgået en aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner, jf. Skm. cirk. 18/11 2021 om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i staten (samarbejdsaftalen). Aftalen omfatter alle statsinstitutioner samt selvejende institutioner, for hvilke Finansministeriet (tidligere Skatteministeriet) har kompetencen til at aftale, fastsætte eller godkende løn- og andre ansættelsesvilkår, jf. PAV kap. 1.

Der skete en grundlæggende ændring af samarbejdsaftalen i forbindelse med OK13, hvor den blev forenklet og gjort mere operationel og brugervenlig for at fremme et konstruktivt lokalt samarbejde baseret på tillid og dialog. Samarbejdsaftalen skal give det bedst mulige afsæt for, at samarbejdsudvalget beskæftiger sig med det, der er relevant for den enkelte arbejdsplads og dens fremtid med udgangspunkt i de konkrete udfordringer, behov og vilkår.

Ved overenskomstforhandlingerne i 2021 har parterne aftalt indholdsmæssige ændringer i aftalen. Ændringerne er indarbejdet i det gældende cirkulære (samarbejdsaftalen).

Aftalen implementerer følgende EU-direktiver og europæiske aftaler:

EU-direktiv af 29. juni 2000 om gennemførelse af princippet om ligebehandling af alle uanset race eller etnisk oprindelse
EU-direktiv af 27. november 2000 om generelle rammebestemmelser om ligebehandling med hensyn til beskæftigelse og erhverv
EU-direktiv af 11. marts 2002 om indførelse af en generel ramme for information og høring af arbejdstagerne i Det Europæiske Fællesskab
Den europæiske aftale af 8. oktober 2004 om arbejdsrelateret stress (Framework agreement on work-related stress)
Den europæiske aftale af 26. april 2007 om chikane og vold på arbejdspladsen (Framework agreement on harassment and violence at work).

Aftalen har karakter af en rammeaftale, som forudsættes udfyldt af de enkelte virksomheders og institutioners samarbejdsudvalg.

7.1.2. Formål

Formålet med samarbejdsaftalen er at fremme et konstruktivt lokalt samarbejde baseret på tillid og dialog, jf. samarbejdsaftalens § 1. Aftalen fastlægger rammen for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere med henblik på at involvere medarbejderne i arbejdet med arbejdspladsens mål og strategi. Aftalen skal skabe det bedst mulige afsæt for, at samarbejdsudvalget beskæftiger sig med det, der er relevant for den enkelte arbejdsplads og dens fremtid med udgangspunkt i de konkrete udfordringer, behov og vilkår.

Et velfungerende og løsningsorienteret lokalt samarbejde er afgørende for at opnå gode arbejdspladser, der har fokus på kerneopgaven og er præget af kvalitet i opgavevaretagelsen, trivsel, fornyelse og effektivitet. Et godt lokalt samarbejde er et dialogforum, hvor beslutninger og nye ideer kan drøftes og udvikles mellem ledelse og medarbejdere.

7.1.3. Rammerne for samarbejdsudvalgets arbejde

Samarbejdsaftalen fastlægger rammerne for, hvordan samarbejdsudvalget skal samarbejde om arbejds- og personaleforhold, som hører under arbejdsgiverens ledelsesret, jf. samarbejdsaftalens § 2. Forhold, der er reguleret af kollektive overenskomster og aftaler, herunder løn- og ansættelsesvilkår, hører således ikke under samarbejdsudvalget. Ledelses- og medarbejderrepræsentanter i udvalget skal tage udgangspunkt i fælles interesser om forhold på arbejdspladsen.

7.1.4. Information og drøftelse i samarbejdsudvalget

Ledelse og medarbejdere skal informere hinanden om og drøfte arbejdspladsens forhold, jf. samarbejdsaftalens § 3. Informationen skal så vidt muligt gives både skriftligt og mundtligt.

Ledelsen har en særlig informationspligt om arbejdspladsens udvikling og forventede udvikling i aktiviteter, økonomiske situation, strukturændringer og situationer, hvor beskæftigelsen er truet. Den samme særlige forpligtelse gælder i forhold til andre beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold, samt påtænkte beslutninger omkring udbud, genudbud og udlicitering.

Ledelsens informationspligt er nærmere uddybet i Notat om SU-aftalens bestemmelser om ledelsens pligt til information og drøftelse i samarbejdsudvalget. Under OK21-forhandlingerne blev parterne enige om, at notatet opdateres i perioden. Det reviderede notat offentliggøres på Samarbejdssekretariatets hjemmeside.

Det er ledelsens ansvar at sikre, at informationen og drøftelsen sker parallelt til ledelses- og beslutningsstrukturen, samt at information og drøftelse etableres mellem den ledelse, som har kompetencen, og medarbejderrepræsentanter for de personalegrupper, som berøres.

Medarbejderrepræsentanterne skal informere samarbejdsudvalget om synspunkter og forhold hos medarbejderne, der har betydning for samarbejdet. Udvalgets medarbejderrepræsentanter skal tilsammen repræsentere samtlige medarbejdere inden for det enkelte udvalgs område med fokus på arbejdspladsens forhold.

Samarbejdsudvalget skal sikre, at samtlige medarbejdere holdes orienteret om samarbejdsudvalgets arbejde.

Samarbejdsudvalget skal drøfte de forhold, der er omfattet af informationspligten, hvis ledelses- eller medarbejderrepræsentanterne ønsker det.

7.1.5. Opgaver

Samarbejdsudvalget behandler relevante emner, der har betydning for arbejdspladsen, jf. samarbejdsaftalens § 4. Emnerne kan fx være arbejds- og personaleforhold, job på særlige vilkår, tillid, samarbejde og trivsel samt omstilling.

Samarbejdsudvalget har endvidere en række særlige opgaver, jf. samarbejdsaftalens § 5. Samarbejdsudvalget skal drøfte institutionens mål, strategi og økonomi, kompetenceudvikling, forskelsbehandling, ligebehandling, medarbejdertilfredshed, jf. afsnit 7.2, samt forebyggelse af krænkende handlinger, herunder mobning og seksuel chikane.

Samarbejdsudvalget har også opgaver i forhold til at drøfte arbejdspladsens strategiske kompetenceudvikling, jf. Skm. cirk. 11/12 2019 om kompetenceudvikling (kompetenceaftalen).

Der er i forbindelse med overenskomstforhandlingerne 2021 endvidere indgået aftale om, at samarbejdsudvalget skal drøfte eventuelle konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i forbindelse med inkorporering af grøn omstilling i arbejdspladsens opgaveløsning og indretning. Medarbejder- og Kompetencestyrelsen har udsendt Skm. cirk. 18/11 2021 om protokollat om medarbejderinddragelse i grøn omstilling på statslige arbejdspladser.

7.1.6. Fastlæggelse af retningslinjer/principper

Samarbejdsudvalget kan fastlægge retningslinjer eller principper for arbejdspladsens arbejds- og personaleforhold, jf. samarbejdsaftalens § 6.

Fastlæggelse af retningslinjer er begrænset til ledelsens ansvars- og kompetenceområde, jf. afsnit 7.1.3 om rammerne for samarbejdsudvalgets arbejde.

Hvis en af parterne ønsker det, skal der indledes drøftelser om at fastlægge retningslinjer.

Det kræver enighed mellem parterne i samarbejdsudvalget at fastlægge retningslinjer. Kan der ikke opnås enighed, fastsætter ledelsen de nødvendige retningslinjer. Det er brud på samarbejdsaftalen, hvis der ikke udvises positiv vilje i forsøget på at nå til enighed.

Alle retningslinjer skal være skriftlige.

Hver af parterne kan opsige fastlagte retningslinjer med 3 måneders varsel. Inden opsigelsen skal samarbejdsudvalget forsøge at ændre de hidtidige retningslinjer på en måde, som er tilfredsstillende for samarbejdsudvalgets parter, jf. samarbejdsaftalens § 6, stk. 7.

7.1.7. Oprettelse af samarbejdsudvalg

I institutioner med 25 eller flere beskæftigede skal der oprettes samarbejdsudvalg, jf. samarbejdsaftalens § 7. Er der færre end 25 beskæftigede, er der ikke pligt til at oprette et samarbejdsudvalg, men der skal samarbejdes efter de samme principper, som fremgår af samarbejdsaftalen. Hvis der oprettes flere samarbejdsudvalg inden for en institution, skal der også oprettes et hovedsamarbejdsudvalg.

Antallet af pladser i samarbejdsudvalget fastsættes ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter.

Den ansvarlige leder af institutionen - eller af den pågældende del af institutionen - er formand for samarbejdsudvalget og udpeger ledelsesrepræsentanter og suppleanter for disse.

Medarbejderrepræsentanterne og suppleanterne for disse udpeges af de forhandlingsberettigede organisationer blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter i institutionen. Samarbejdsudvalgets næstformand vælges af medarbejderrepræsentanterne.

Alle medarbejderrepræsentanter i samarbejdsudvalget og kombinerede samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg har samme beskyttelse som tillidsrepræsentanter på området, jf. samarbejdsaftalens § 10. Suppleanter har samme beskyttelse som suppleanter for tillidsrepræsentanter på området.

Medlemmer og suppleanter udpeges for 2 år ad gangen.

I vurderingen af, om en arbejdsplads kan betragtes som en ”institution” med pligt til at oprette et selvstændigt samarbejdsudvalg, lægges der vægt på, om der i ledelsesfunktionen indgår:

Selvstændig ledelsesret
Beslutnings- eller indstillingsret ved ansættelser og afsked
Selvstændigt budget- og regnskabsansvar

Det er parterne i den enkelte institution, som må vurdere, om det er rimeligt at oprette flere samarbejdsudvalg.

7.1.8. Uddannelse af samarbejdsudvalgsmedlemmer

Et samarbejdsudvalgsmedlem skal inden for de første seks måneder efter sin udpegning have tilbudt et kursus i samarbejdsaftalen, jf. samarbejdsaftalens § 11. Dette gør sig gældende i forhold til såvel ledelses- som medarbejderrepræsentanter i udvalget. Der henvises til samarbejdssekretariatets hjemmeside for information om kursustilbud til enkelte medlemmer samt arbejdspladsen.

7.1.9. Sammenlægning af samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg

Ledelsen og de forhandlingsberettigede organisationer repræsentanter kan aftale at sammenlægge samarbejdsudvalget og arbejdsmiljøudvalget (kombineret samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg), jf. samarbejdsaftalens § 8.

Aftalen skal opfylde de minimumskrav, der er fastsat i Arbejdstilsynets bekg.15/10 2010 om samarbejde om sikkerhed og sundhed. Samtlige repræsentanter i det kombinerede udvalg skal have tilbud om deltagelse i kursus i samarbejdsaftalen og den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse, jf. samarbejdsaftalens § 8.

7.1.10. De centrale parters SU-udvalg

De centrale parter har nedsat et udvalg, som har til formål at fremme samarbejdsudvalgenes arbejde gennem bred informations- og vejledningsvirksomhed, jf. samarbejdsaftalens § 12. Udvalget er herudover ansvarlig for uddannelse af medlemmer af samarbejdsudvalgene. Find mere information om udvalget på samarbejdssekretariatets hjemmeside.

7.1.11. Samarbejdssekretariatet

Information og vejledning til arbejdspladserne samt afholdelse af kurser for samarbejdsudvalgene på statens arbejdspladser varetages af Samarbejdssekretariatet. Sekretariatet yder rådgivning, vejledning og undervisning til både ledelses- og medarbejderrepræsentanter på et partsneutralt grundlag. Der henvises til Samarbejdssekretariatets hjemmeside.

7.1.12. Samarbejdsnævnet

Samarbejdsnævnets opgave er at behandle og afgøre sager om fortolkning af og brud på aftalen, jf. samarbejdsaftalens § 13.

Samarbejdsnævnet sammensættes med ligelig repræsentation fra hver af samarbejdsaftalens parter. Formanden udpeges af Finansministeriet blandt nævnets medlemmer. Næstformanden udpeges af centralorganisationerne blandt nævnets medlemmer.

Oplysninger om Samarbejdsnævnet findes på Samarbejdsnævnets hjemmeside.

7.1.13. Uoverensstemmelser

Hver af parterne i samarbejdsudvalget kan kræve uoverensstemmelser om fortolkningen af og påstande om brud på samarbejdsaftalens bestemmelser behandlet i et hovedsamarbejdsudvalg, jf. samarbejdsaftalens § 14. Opnås der ikke enighed i hovedsamarbejdsudvalget, eller er der ikke oprettet et sådant, forelægges uoverensstemmelsen til afgørelse i Samarbejdsnævnet.

Klagevejledning til Samarbejdsnævnet findes på Samarbejdsnævnets hjemmeside.

Kan der ikke opnås enighed i Samarbejdsnævnet, indbringes spørgsmålet for en voldgiftsret, der afsiger en bindende kendelse, jf. samarbejdsaftalens § 16.

7.1.14. Særligt om brud på informationspligten

Ved brud på samarbejdsaftalens § 3, stk. 2 og 3 om ledelsens informationspligt, kan medarbejdersiden skriftligt fremsætte anmodning om, at ledelsen overholder sin forpligtelse, jf. samarbejdsaftalens § 15. Ledelsen har derefter en frist på en måned fra modtagelsen til at tage skridt til at opfylde sin forpligtelse.

Hvis ledelsen ikke inden for fristen har taget skridt til at opfylde forpligtelsen, kan medarbejdersiden indgive en klage for Samarbejdsnævnet.