9.1.16. Videregivelse og indhentning af oplysninger

9.1.16.1. Videregivelse af oplysninger

For manuel videregivelse af oplysninger om enkeltpersoner (personoplysninger) til en anden myndighed gælder reglerne i §§ 6-8 og §§ 10-11, stk. 1, i ) L 502 23/5 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven, samt databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra a-c, artikel 6, artikel 7, stk. 3, 1. og 2. pkt., artikel 9, artikel 10 og artikel 77, stk. 1, jf. forvaltningslovens § 28, stk. 1, 1. pkt., jf. databeskyttelseslovens § 2, stk. 1.

Videregivelse af oplysninger om enkeltpersoner (personoplysninger) til en anden myndighed, der helt eller delvist foretages ved hjælp af automatisk databehandling, er reguleret af reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, medmindre videregivelsen er reguleret af retshåndhævelsesloven, jf. forvaltningslovens § 28, stk. 1, 2. pkt.

Videregivelse af oplysninger af fortrolig karakter, som ikke er personoplysninger, er reguleret af forvaltningslovens § 28, stk. 2-5. Sådanne oplysninger må kun videregives til en anden myndighed, når

1) den, oplysningen angår, udtrykkeligt har givet samtykke,
2) det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov, at oplysningen skal videregives, eller
3) det må antages, at oplysningen vil være af væsentlig betydning for myndighedens virksomhed eller for en afgørelse, myndigheden skal træffe.

Helbredsoplysninger, som Medarbejder- og Kompetencestyrelsen som pensionsmyndighed har tilvejebragt til brug for afgørelser om ret til tjenestemandspension, kan kun videregives, hvis tjenestemanden eller tjenestemandspensionisten har givet samtykke hertil, jf. tjenestemandspensionslovens § 32, stk. 2.

Hvis en ansættelsesmyndighed fx mener at have behov for at se sådanne helbredsoplysninger i forbindelse med overvejelser om afsked, omflytning, genansættelse mv., kan disse således kun videregives fra Medarbejder- og Kompetencestyrelsen med tjenestemandens eller tjenestemandspensionistens samtykke.

9.1.16.2. Indhentning af oplysninger

Efter forvaltningslovens § 32 må den, der virker inden for den offentlige forvaltning, ikke i den forbindelse skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver.

Offentligt ansatte mv. må således ikke i unødigt omfang indhente fortrolige oplysninger til brug for behandlingen af en sag.

Ved indsamling af personoplysninger skal databeskyttelsesreglerne iagttages, herunder reglerne om behandlingsgrundlag i databeskyttelsesforordningens artikel 6, og de grundlæggende principper i databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, hvorefter personoplysninger bl.a. skal indsamles til udtrykkeligt angivne og legitime formål og ikke må viderebehandles på en måde, der er uforenelig med disse formål (princippet om formålsbegrænsning), og være tilstrækkelige, relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til de formål, hvortil de behandles (princippet om dataminimering).

I sager, der rejses ved ansøgning, må oplysninger om ansøgerens rent private forhold ikke indhentes fra andre dele af forvaltningen eller fra en anden myndighed, jf. forvaltningslovens § 29, stk. 1.

Det gælder dog ikke, jf. lovens § 29, stk. 2, hvis

  • ansøgeren har givet samtykke,
  • andet følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov eller
  • særlige hensyn til ansøgeren eller tredjemand klart overstiger ansøgerens interesse i, at oplysningen ikke indhentes.

Om indhentelse af straffeattest mv. i forbindelse med ansættelse henvises til PAV kap. 15.