13.8. Særligt om engangsvederlag (præstationsafhængig løn) til chefer

Som det fremgår af afsnit 13.4., afsnit 13.5. og afsnit 13.7., omfatter den lokale løndannelse for chefer bl.a. muligheden for at yde forskellige former for engangsvederlag, dvs. præstationsafhængig løn. Det gælder således både chefer, der er omfattet af rammeaftalen om kontraktansættelse af chefer i staten, aftalen om chefløn og de nye aftaler for chefer ved selvejende uddannelses- og undervisningsinstitutioner.

Aftalernes regler om engangsvederlag er meget rammeprægede og giver dermed institutionerne stor frihed i forhold til den konkrete anvendelse. Men der påhviler den enkelte institution et vigtigt ansvar for at anvende engangsvederlag på en hensigtsmæssig måde. Rigsrevisionen har foretaget undersøgelser af institutioners praksis i forbindelse med engangsvederlag til chefer, bl.a. som tværgående emne om resultatløn i staten i Beretning om revision af statsregnskabet for 2017. Emnet er endvidere behandlet i Moderniseringsstyrelsens rapport ”Analyse af præstationsafhængig løn i staten” (januar 2019).

13.8.1. Aftalernes regler om engangsvederlag

Fælles for aftalegrundlagene er, at engangsvederlag er koblet til chefernes præstationer. De fastsættes af institutionens ledelse efter forhandling med den enkelte chef og kan fx ydes som

• resultatløn,
• honorering af særlig indsats,
• honorering af merarbejde.

Resultatløn er således én af formerne for engangsvederlag. I de nye aftaler for chefer ved selvejende uddannelses- og undervisningsinstitutioner betegnes engangsvederlag, der ikke er resultatløn, som bonus.

Efter forhandling med den enkelte chef kan det fastsættes, at der indbetales pensionsbidrag af engangsvederlag. Chefer med topcheftillæg kan ikke modtage engangsvederlag for merarbejde, da merarbejde allerede er honoreret via tillægget.

Herudover fastlægger aftalerne ikke nærmere regler for engangsvederlag. Aftalerne giver dermed stor frihed for en institution til at vælge, i hvilket omfang og under hvilke former man vil anvende præstationsafhængig løn. Heri ligger bl.a., at de forskellige former ikke er obligatoriske. En institution kan vælge den eller de former, der er mest hensigtsmæssig i den givne sammenhæng (resultatløn, vederlag for særlig indsats, honorering af merarbejde). Formerne kan bruges som alternativer eller i kombination og i øvrigt udformes efter behov.

Omfang og former for engangsvederlag bør endvidere ses i sammenhæng med den lokale lønpolitik og løndannelsen i øvrigt, herunder varige og midlertidige tillæg til den enkelte chef. Hermed understøttes, at lønvilkårene samlet set er tilpasset den enkelte chefs ansvar, opgaver, kvalifikationer, indsats, resultater mv.

13.8.2. Øvrige generelle regler, herunder dokumentationskrav

En institution skal generelt administrere i overensstemmelse med de statslige bevillings- og regnskabsregler, som fremgår bl.a. af statsregnskabsloven, Budgetvejledningen og finanslovene. Det følger af reglerne, at en institution skal ”tage skyldige økonomiske hensyn”, som kan efterprøves som led i revision af regnskabet.

Det er en forudsætning for, at udbetaling af resultatløn og engangsvederlag i øvrigt kan revideres, at en institution har skriftlig dokumentation for grundlaget for udbetalingerne. Det er den enkelte institutions ansvar at sørge for dokumentation. Der stilles ikke krav om omfattende og detaljeret dokumentation. For så vidt angår resultatløn kan dokumentationen være den resultatlønskontrakt, der danner grundlag for udbetalingen af resultatløn.

13.8.3. Begreber

Præstationsafhængig løn til chefer omfatter som nævnt resultatløn og andre former for engangsvederlag. I praksis er engangsvederlag et bredt begreb, som overordnet dækker over forskellige udformninger. Der kan sondres mellem følgende tre hovedtyper. 

Resultatløn ydes på baggrund af nogle på forhånd definerede kvantitative og/eller kvalitative resultatmål for en given periode, og udbetalingen opgøres ved opfyldelsen af resultatmålene. Der er fastsat en beløbsramme, og der kan indgå skøn i forbindelse med opgørelse af målopfyldelse og resultatlønnen. Resultatlønsordninger er formuleret skriftligt i en kontraktlignende form efter forhandling med chefen og indgås så vidt muligt i god tid inden perioden.

Engangsvederlag med mål er en vurdering af chefens præstationer i forhold til mål, som er fastsat på forhånd for en given periode. Der er ikke tale om resultatløn, da der ikke på forhånd er en direkte kobling mellem en beløbsramme og målopfyldelse. Der er på den baggrund et større rum for skønsmæssig justering i honoreringen end ved resultatløn. Engangsvederlaget fastsættes efter forhandling med chefen.

Engangsvederlag uden mål er en honorering af en chefs præstation udelukkende baseret på en bagudrettet skønsmæssig vurdering af indsatsen over en periode. Engangsvederlag uden mål ydes typisk som honorering af en særlig indsats og eventuelt for merarbejde. Engangsvederlaget fastsættes efter forhandling med chefen.

I praksis kan der også forekomme ”mellemformer”. 

Formålet med præstationsafhængig løn er typisk at anerkende gode præstationer og resultater og at tilskynde til at have fokus på bestemte mål.

Institutioner, hvis primære formål med præstationsafhængig løn er at tilskynde chefer til opfyldelse af bestemte mål og dermed sætte retning for opgaveløsningen, anvender ofte resultatløn eller engangsvederlag med mål. Institutioner, hvis primære formål er at anerkende chefer for deres indsats, anvender ofte engangsvederlag uden på forhånd opstillede mål.

Det er op til den enkelte institutions vurdering, hvordan præstationsafhængig løn kan anvendes mest hensigtsmæssigt i forhold til institutionens rammebetingelser, opgave- og personalesammensætning, organisering, kultur mv.

Udformningen af klare, interne retningslinjer for udmøntningen af præstationsafhængig løn i institutionen kan være med til at sikre, at redskabet fungerer hensigtsmæssigt. Retningslinjerne kan beskrive hvilke former, man bruger og med hvilket formål, processer for udmøntning, hvad vurderingen af præstationer beror på, hvordan der følges op og opgøres mv.

13.8.4. Skønsmæssig ledelsesvurdering

I forbindelse med anvendelse af præstationsafhængig løn kan en skønsmæssig ledelsesvurdering indgå i processen.

For det første kan der indgå kvalitative elementer i forbindelse med de mål, der indgår i en resultatlønsordning eller i forbindelse med engangsvederlag med mål. Det vil sige, at der udøves et skøn i forbindelse med opgørelsen af målopfyldelsen.

For det andet kan størrelsen af den præstationsafhængige løn skønsmæssigt forhøjes eller nedjusteres ved udbetalingen, bl.a. hvis opgaven ikke er forløbet som planlagt fx på grund af eksterne forhold, hvis de politiske prioriteringer har ændret sig eller ud fra en helhedsvurdering af den samlede præstation.

For det tredje kan selve vurderingen af præstationen og dermed honoreringen af en præsteret indsats og eventuelt merarbejde fastsættes helt skønsmæssigt af ledelsen efter forhandling med den enkelte chef.

Uanset om der anvendes præstationsafhængig resultatløn eller engangsvederlag med eller uden kobling til mål, er det vigtigt, at den samlede opgavevaretagelse tages med i vurderingen. Det kan bl.a. betyde, at der i resultatlønsordninger foretages en skønsmæssig vurdering ud over målopfyldelsen.

Den skønsmæssige vurdering bør som minimum bero på, om chefens opgaveområde generelt er forvaltet på forsvarlig vis, herunder om eventuelle revisionsbemærkninger er håndteret. I tilfælde, hvor det vurderes, at opgaveområdet ikke er forvaltet forsvarligt, et det særligt vigtigt, at dette afspejles i den præstationsafhængige løn.

Det er endvidere vigtigt, at ledelsen begrunder sit skøn skriftligt og dækkende, så de vigtigste hensyn i forbindelse med udbetalingen af resultatløn er nævnt.

13.8.5. Særligt om resultatlønsordninger

I resultatlønsordninger (resultatlønskontrakter) er der en sammenhæng mellem præstation og løn via den på forhånd fastlagte kobling til en række mål.

En automatisk én-til-én sammenhæng mellem målopfyldelse og resultatløn er dog ofte ikke hensigtsmæssig. Koblingen mellem resultatløn og resultater kan i stedet tage udgangspunkt i en kombination af både målopfyldelse og en skønsmæssig ledelsesvurdering, jf. afsnit 13.8.4.  

Det anbefales derfor, at der i resultatlønsmodeller indgår en passus om, at der foretages en skønsmæssig ledelsesvurdering baseret på den samlede indsats i perioden, og at denne vurdering kan mindske eller forøge resultatlønnen i forhold til målopfyldelsen. Om mål- og resultatplaner kan der i øvrigt henvises til Finansministeriets pjece Strategisk styring med resultater i fokus (2014).

Herudover bør en række andre forhold iagttages i forbindelse med udformningen og anvendelsen af resultatlønsordninger:

• Resultatlønskontrakter bør så vidt muligt indgås forud for resultatperioden for at kunne virke bedst muligt som værktøj til at sætte retning for opgaveløsningen.
• Der bør være specifikke mål for indsatser, som præstationer kan vurderes op imod.
• Der bør være mulighed for en skønsmæssig vurdering i tilfælde af fx ændrede forhold og opgaver i resultatperioden.
• Der bør være fastsat en beløbsgrænse ved fuld målopfyldelse.
• Opgørelsen af den konkrete målopfyldelse bør dokumenteres.
• Udbetaling af resultatløn bør baseres på målopfyldelsen, dog eventuelt justeret som følge af en skønsmæssig ledelsesvurdering.

En skønsmæssig ledelsesvurdering i forbindelse med udbetaling af resultatløn bør dokumenteres i form af en skriftlig og dækkende begrundelse.