31.1. Generelle regler

Dette afsnit omhandler de forvaltningsretlige regler samt anden relevant lovgivning, der skal iagttages med henblik på at sikre, at grundlaget for afskedigelsen er sagligt, uanset om afskedigelsen skyldes arbejdsgiverens eller den ansattes forhold.

31.1.1. Forvaltningsretlige regler og grundsætninger

31.1.1.1. Partshøringsprocessen

Før der træffes afgørelse om afskedigelse eller bortvisning, skal den ansatte have mulighed for at få kendskab til og kommentere arbejdsgiverens beslutningsgrundlag. Reglerne om partshøring findes§§ 19 og 20 i Lbekg. 433 22/04 2014 af forvaltningsloven (forvaltningsloven).

I visse sager om afskedigelse gælder der en udvidet partshøringspligt. Pligten omtales nærmere i afsnit 31.1.1.2.

Hvad skal der partshøres om?
Der skal partshøres om de faktiske omstændigheder, som er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, dvs. de forhold, der begrunder den påtænkte afskedigelse.

Oplysninger om faktiske omstændigheder omfatter faktuelle oplysninger, udtalelser fra andre myndigheder og sagkyndige erklæringer, herunder også eventuelle indstillinger og vurderinger af bevismæssige og retlige spørgsmål foretaget af andre end myndigheden selv. Læs mere i PAV kap 9.

Hvem skal partshøres
Det er kun den ansatte og ikke den forhandlingsberettigede organisation, der skal partshøres om en påtænkt afskedigelse.

Kravet om partshøring gælder også i forhold til prøveansatte.

For tjenestemænd gælder der dog i henhold til tjenestemandsloven en særlig regel om høring af centralorganisationen. Se afsnit 31.3.4.

Frist for afgivelse af høringssvar
Der bør fastsættes en frist for afgivelse af høringssvar, og den ansatte skal orienteres om, at arbejdsgiveren vil træffe afgørelse, hvis den ansatte ikke svarer inden fristens udløb, jf. PAV kap. 9.

Hvis den ansatte ønsker fristen forlænget, bør arbejdsgiveren normalt imødekomme dette ønske, medmindre det væsentligt strider mod de hensyn, arbejdsgiveren lagde vægt på ved fastsættelse af fristen.

Den ansattes høringssvar
Hvis den ansatte fremsender et høringssvar, skal arbejdsgiveren forholde sig til de synspunkter og argumenter, som den ansatte fremkommer med. Det skal ske senest i afskedigelsesbrevet. Den ansattes høringssvar kan nødvendiggøre fornyet høring, inden arbejdsgiveren træffer afgørelse, jf. PAV kap. 9

31.1.1.2. Den udvidede partshøringspligt

I sager om afskedigelse på grund af disciplinære forhold, uegnethed og samarbejdsproblemer gælder den forvaltningsretlige grundsætning om udvidet partshøringspligt. Denne pligt gælder i sager om afskedigelse af såvel overenskomstansatte som tjenestemænd, herunder prøveansatte.

Den udvidede partshøringspligt betyder, at der skal partshøres ikke kun om sagens faktiske omstændigheder, men også om arbejdsgiverens retlige og bevismæssige vurderinger i forhold til oplysningerne i sagen.

I FOB nr. 91.200 præciserede ombudsmanden, at den ansatte ved høringen bør have en redegørelse, der angiver de forhold, der lægges vægt på, og som, for så vidt der foreligger bevismæssige spørgsmål, angiver det bevismæssige grundlag. Pligten indebærer en udvidelse af kravene til høring af den ansatte efter forvaltningsloven.

I UfR 2002.1269 H blev det fastslået, at høringspligten for tjenestemænd i henhold til § 31, stk. 1, i Lbekg. 511 18/05 2017 om tjenestemænd (tjenestemandsloven)(TL), er af samme omfang som høringspligten efter forvaltningslovens § 19 og dermed også skal opfylde kravene til den udvidede partshøringspligt i de afskedssager, hvor denne grundsætning gælder.

Se i øvrigt afsnit 31.1.1.1. om partshøring efter forvaltningslovens § 19 og afsnit 31.3.4. om de supplerende høringsregler i tjenestemandsloven samt PAV kap. 9.

31.1.1.3. Notatpligt

Faktiske oplysninger af betydning for afgørelsen skal noteres, uanset om arbejdsgiveren bliver bekendt med oplysningerne mundtligt eller på anden måde, jf. § 13 i Lbekg. 145 24/02 2020 om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven). Notatpligten gælder ikke, hvis oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter, se herom i PAV kap. 9.

31.1.1.4. Partsrepræsentation

Den ansatte kan med visse undtagelser lade sig repræsentere eller bistå af andre, jf. forvaltningslovens § 8. Den ansatte kan fx lade sig repræsentere af sin advokat, ægtefælle eller sin faglige organisation, uanset om denne er forhandlingsberettiget eller ej, se herom i PAV kap. 9.

31.1.1.5. Partsaktindsigt

Den ansatte kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter, jf. forvaltningslovens § 9.

Hvis en ansat under behandlingen af en sag anmoder om aktindsigt, og anmodningen skal imødekommes, skal sagens afgørelse udsættes, indtil der er givet den ansatte adgang til at gøre sig bekendt med dokumenterne, jf. forvaltningslovens § 11. Se også mere herom i PAV kap. 9.

31.1.1.6. Proportionalitetsprincippet

Arbejdsgiveren skal i forbindelse med enhver overvejelse om ansættelsesmæssige sanktioner over for den ansatte inddrage proportionalitetsprincippet og på baggrund af en vurdering af de konkrete omstændigheder træffe afgørelse om en eventuel sanktion.

Den forvaltningsretlige grundsætning om proportionalitet indebærer, at en offentlig arbejdsgiver som udgangspunkt skal forsøge at løse problemer i forhold til en ansat med det mindst indgribende skridt.

I vurderingen af, om arbejdsgiverens indskriden er proportional, indgår bl.a.:

• Forholdets karakter/indhold.
• Forholdets betydning i forhold til institutionens drift og opgaveløsningen.
• Om der tidligere er givet en advarsel.

Hvis det efterfølgende viser sig, at den ansatte, på trods af en advarsel, ikke har ændret adfærd, kan det blive nødvendigt at skride til afskedigelse.

Der kan være tilfælde, hvor forholdets karakter eller sagens forløb i øvrigt gør det muligt at skride til afskedigelse uden forudgående advarsel. Det kan efter en konkret vurdering fx være relevant i sager, hvor den ansatte har begået strafbare forhold, og hvor forholdet vurderes at være uforeneligt med stillingen, som i tilfælde hvor der er sket brud på dekorum (værdighedskravet), se mere i afsnit 31.5.2. og afsnit 31.5.3., eller i tilfælde, hvor forholdet gentagne gange er påpeget over for den ansatte i samtaler o.l., uden at der er rettet op på forholdet.

Se også: Artikel - Den ansættelsesretlige håndtering af medarbejderes strafbare forhold, Juristen 2018, side 43-53.

31.1.1.7. Skøn under regel

Det forvaltningsretlige forbud mod at sætte skøn under regel gælder også ved afgørelser om afskedigelse.

En offentlig arbejdsgiver er forvaltningsretligt forpligtet til i en afskedigelsessituation begrundet i arbejdsgiverens forhold at foretage en konkret, individuel vurdering af de ansattes kvalifikationer med henblik på at vurdere, hvem der under de givne omstændigheder bedst kan undværes. Der skal foretages et skøn med henblik på at sikre, at den samlet set bedst kvalificerede arbejdskraft bibeholdes.

Arbejdsgiveren kan således ikke fastsætte regler om, at afskedigelse fx foretages efter SIFU-princippet (sidst ind først ud), om først at afskedige ansatte på orlov, at afskedige overenskomstansatte før tjenestemænd, eller om at ansatte med en relativ lang anciennitet skal afskediges sidst blandt kvalificerede.

31.1.1.8. Afgørelsen om afskedigelsen

Det følger af funktionærloven, fællesoverenskomsterne og akademikeroverenskomsterne, at en afskedigelse skal meddeles skriftligt. Det følger endvidere af forvaltningsloven, at en afgørelse bør meddeles skriftligt.

Afskedigelsen skal være ledsaget af en begrundelse.

Begrundelsen skal indeholde:

• En henvisning til de relevante retsregler
• En sagsfremstilling
• En redegørelse for hovedhensynene bag afgørelsen, dvs. de kriterier, der er lagt til grund for afgørelsen.

I begrundelsen skal der tillige i fornødent omfang tages stilling til eventuelle argumenter og synspunkter, som den ansatte har fremført i sagen. Hvis den ansatte har anført argumenter, som arbejdsgiveren anser for uvæsentlige eller irrelevante, men som den ansatte selv tillægger stor vægt, bør det kort angives, at disse ikke er tillagt betydning, således at den pågældende kan se, at arbejdsgiveren har været opmærksom på argumenterne.

31.1.1.8.1. Tilbagekaldelse eller annullering af afgørelse

I situationer, hvor forudsætningerne for en afgørelse ændrer sig efterfølgende, kan det være berettiget at overveje om en afgørelse kan tilbagekaldes eller annulleres. Det kan eksempelvis være tilfældet, hvis det bliver muligt at tilbyde en medarbejder fortsat ansættelse efter der er truffet afgørelse om afskedigelse som følge af opgavebortfald pga. ændrede økonomiske forhold.

Om en afgørelse kan tilbagekaldes eller annulleres vil bero på en konkret og individuel vurdering af, hvorvidt det vil være til gunst for medarbejderen. Det kan i givet fald ske ud fra et almindeligt forvaltningsretligt princip.

Er det ikke til gunst for medarbejderen at tilbagekalde/annullere en afgørelse, beror det på en konkret vurdering, om den oprindelige afgørelse alligevel vil kunne tilbagekaldes/annulleres. Arbejdsgiver må i givet fald vurdere om tilbagekaldelse eller annullering af en afgørelse kan gennemføres ud fra en konkret vurdering ved at sammenholde de nye faktiske oplysninger, der ikke forelå på afgørelsestidspunktet over for hensynet til, om medarbejderen har haft en berettiget forventning om afgørelsen og har indrettet sig herefter.

Læs mere om tilbagekaldelse eller annullering af afgørelse om stillingsændring i afsnit 31.6.4.

Læs mere om begrundelse i forbindelse med afsked i PAV kap. 9.

31.1.1.9. Klagevejledning

Hvis afgørelsen om afskedigelse kan påklages til anden forvaltningsmyndighed, skal afskedigelsesbrevet indeholde en vejledning om klageadgang. Vejledningen skal indeholde oplysning om klageinstans og om fremgangsmåden ved indgivelse af klage, herunder om en eventuel tidsfrist, jf. forvaltningslovens § 25 og PAV kap. 9. Se endvidere afsnit 31.2.2. om det fælles regelsæt om afskedigelsesprocedure.

31.1.1.10. Andre forvaltningsretlige grundsætninger

Ud over reglerne i forvaltningsloven er der en række forvaltningsretlige grundsætninger, der også gælder i sager om afskedigelse, herunder:

• Lighedsgrundsætningen (dvs. at der ikke må ske usaglig forskelsbehandling)
• Forbuddet mod magtfordrejning (dvs. at der ikke må tages uvedkommende hensyn eller inddrages usaglige kriterier, når der træffes en afgørelse).

31.1.1.11. God forvaltningsskik i forbindelse med afskedigelse

Der er i ombudsmandens praksis fastslået en række principper for god forvaltningsskik. Ombudsmanden har endvidere peget på det ønskelige i, at offentlige arbejdsgivere fører en hensynsfuld personalepolitik.

Det er god forvaltningsskik, at arbejdsgiveren

• inddrager den ansatte i beslutningsprocessen, også ud over forvaltningslovens regler,
• holder den ansatte orienteret om sagens gang,
• i et vist omfang på eget initiativ vejleder den ansatte om den pågældendes retsstilling,
• sørger for, at sagsbehandlingen ikke trækker unødigt ud.

Se mere om god forvaltningsskik i PAV kap. 9.

31.1.2. Ferie i opsigelsesperioden

Arbejdsgiveren bør ved afskedigelse forholde sig til, om den ansatte skal holde ferie i opsigelsesperioden.

Udgangspunktet er i følge Lbekg. 230 12/02 2021 om ferie (ferieloven) de almindelige regler om varsling, placering og afholdelse af ferie. Dog gælder der særlige regler for hovedferien, hvis opsigelsesvarslet er 3 måneder eller derunder, samt for overført ferie og ferie i forbindelse med  .

Ifølge ferielovens § 11, stk. 1, kan hovedferien ikke lægges i opsigelsesperioden, medmindre opsigelsesvarslet er længere end 3 måneder eller er forlænget med antallet af feriedage. Det bemærkes, at hovedferie alene kan varsles til afholdelse i hovedferieperioden. Ferielovens § 11, stk. 1, gælder kun ved uansøgt afskedigelse, men uanset om opsigelsen afgives før eller efter feriens tilrettelæggelse.

Statsansattes ret til ferie er reguleret i ferieloven med tilhørende bekendtgørelser, samt Skm. cirk. 18/12 2019 om aftale om ferie (ferieaftalen). Ferieaftalen er et supplement til ferieloven. Aftalen erstatter således ikke ferieloven, men indeholder bestemmelser, hvor ferieloven suppleres eller fraviges.

Reglerne om ferie og særlige feriedage i forbindelse med fratræden er nærmere beskrevet i Skatteministeriets og centralorganisationernes fælles ferievejledning fra december 2019.

Ifølge ferieaftalens § 6 kan en ansat ikke pålægges at holde overført ferie i opsigelsesperioden.

Den nye ferielov trådte i kraft den 1. september 2020. Medarbejder- og Kompetencestyrelsen og centralorganisationerne indgik i forlængelse heraf ny ferieaftale, der også trådte i kraft den 1. september 2020.

Ferie omtales i PAV kap. 23.

Ferie i forbindelse med fritstilling omtales i afsnit 31.2.7.

31.1.3. Dagpengegodtgørelse (G-dage)

Ved afskedigelse, herunder manglende accept af væsentlige stillingsændringer, ophør af tidsbegrænset eller opgavebestemt ansættelse og vikaransættelse o.l., skal arbejdsgiveren betale dagpengegodtgørelse for de såkaldte G-dage (ledighedsdage) til ansatte, som på fratrædelsestidspunktet er medlem af en a-kasse og inden for de sidste fire uger har været beskæftiget hos arbejdsgiveren svarende til fuld overenskomstmæssig arbejdstid i mindst to uger, jf. § 1, stk. 2, og stk. 3, i bekg. 400 26/4 2017 om dagpengegodtgørelse for 1. og 2. ledighedsdag (G-dage).

Arbejdsgiver skal uanset ansættelsesforholdets varighed betale for 1. og 2. ledighedsdag til ansatte, der opfylder beskæftigelseskravet.

Arbejdsgiveren skal ikke betale for G-dage, hvis

• den ansatte påbegynder fuld beskæftigelse den efterfølgende arbejdsdag,
• den ansatte modtager sygedagpenge eller dagpenge under de første 14 dages sygdom,
• den ansatte afholder ferie på G-dagene,
• den ansatte selv siger sin stilling op, fx fordi den pågældende ønsker at gå på pension eller efterløn (der skal dog betales, hvis den ansatte afskediges og først derefter vælger at gå på pension eller efterløn),
• afskedigelsen væsentligst kan tilregnes den ansatte,
• den ansatte inden ansættelsens ophør afslår et skriftligt tilbud om fortsat beskæftigelse svarende til overenskomstmæssige løn- og ansættelsesvilkår hos samme arbejdsgiver,
• den ansatte har været i beskæftigelse, hvortil der ydes offentligt tilskud til lønnen i henhold til lov om en aktiv beskæftigelsesindsats,
• den ansatte er tjenestemand og overgår til rådighedsløn,
• arbejdsophøret skyldes strejke eller lockout på arbejdspladsen/er nødvendiggjort af strejke eller lockout på anden virksomhed, eller arbejdsophøret skyldes force majeure.

Der er pligt til at betale for G-dage til en ansat, som er på barselsorlov på tidspunktet for ansættelsens ophør. Dette gælder også, hvis den ansatte får barselsdagpenge.

Arbejdsgiveren kan senest 14 dage efter, at den ansatte er fratrådt, bede den ansatte om at give en erklæring på tro og love om, at vedkommende ikke har haft fuld beskæftigelse, har fået sygedagpenge, får dagpenge under de første 14 dages sygdom eller har holdt ferie på G-dagene.

Den ansatte skal senest 14 dage efter, at arbejdsgiveren har anmodet om tro og love-erklæringen, give den til arbejdsgiveren. Modtager arbejdsgiveren ikke erklæringen rettidigt, fortaber den ansatte retten til betaling af G-dage.

Arbejdsgiveren skal betale for G-dagene snarest muligt, dog senest ved den 2. lønudbetaling efter enten den ansattes arbejdsophør, hjemsendelse mv. eller efter, at den ansatte har givet en erklæring på tro og love, jf. bekg. 400 26/4 2017 om dagpengegodtgørelse for 1. og 2. ledighedsdag (G-dage).