21.3. Udgifter til transport

21.3.1. Merudgifter

Det er kun merudgifter, som den ansatte har haft til transport, der kan refunderes. Dette betyder, at kun udgifter ud over de sædvanlige udgifter til den daglige transport mellem hjemmet og arbejdspladsen kan refunderes.

Der henvises i øvrigt til bemærkningerne under afsnit 21.2.11. om beregning af en tjenesterejses varighed.

21.3.2. Offentligt eller privat transportmiddel?

Udgangspunktet er, at offentlige transportmidler skal benyttes på tjenesterejser frem for private transportmidler, specielt privat bil. Dette skyldes en forhåndsformodning om, at dette er det billigste.

Tjenestestedet kan tillade, at den ansatte benytter privat transportmiddel, hvis det ud fra en samlet betragtning er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for tjenestestedet.

I vurderingen indgår dels en ren økonomisk vurdering af de konkrete udgifter til billet til offentligt transportmiddel contra udgifter i forbindelse med kørsel i privat bil, dels en effektivitetsvurdering, hvor der bl.a. skal tages hensyn til den ekstra transporttid, som offentlig transport eventuelt vil bevirke. Endvidere indgår i vurderingen eventuelle udgifter til måltider o.l. og overnatning på grund af rejseforlængelse.

Ved valg af transportmiddel kan der desuden tages hensyn til, om den ansatte påføres urimelige ulemper. Eksempelvis kan nævnes, at transport med offentlige transportmidler kan være belastende, hvis en tjenesterejse starter meget tidligt eller slutter meget sent, eller hvis der skal medbringes tungt udstyr e.l.

Om der kan benyttes taxa på tjenesterejser, afhænger af en tilsvarende vurdering. Normalt forudsættes det, at taxa kun benyttes ved transport over kortere afstande.

Hvis tjenestestedet giver tilladelse til brug af privat transportmiddel, refunderes tillige udgifter til bro, færge, parkering o.l. mod dokumentation.

Selv om en økonomisk vurdering fører til, at offentlige transportmidler skal anvendes på tjenesterejsen, kan tjenestestedet dog tillade, at den ansatte benytter privat bil eller motorcykel.

I så fald kan den pågældende få udbetalt transportgodtgørelse for kørsel i privat bil pr. kørt km med den lave sats, jf. afsnit 21.3.5.2. Der kan dog maksimalt udbetales et beløb, der svarer til, hvad det ville have kostet at vælge det billigste offentlige transportmiddel. Eventuelle passagerer kan kun få refunderet dokumenterede merudgifter, fx til færgebilletter, jf. afsnit 21.3.4.5.

21.3.3. Elever

Elever er på tjenesterejse omfattet af tjenesterejseaftalens almindelige regler om transportgodtgørelse. Desuden har elever ret til en særlig transportgodtgørelse i visse situationer, hvor der ikke er tale om en tjenesterejse, jf. PAV kap. 17.

21.3.4. Offentlige transportmidler

21.3.4.1. Transportmiddel og rejseklasse

Både ved valg af transportmiddel og rejseklasse skal der alene lægges vægt på, hvad der i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for tjenestestedet. Valget skal foretages af tjenestestedet.

Sigtet er at tilpasse transportforholdene, sådan at de er passende set i relation til såvel arbejdssituationen som den ansatte.

Økonomistyrelsen har den 27. maj 2020 indgået en rammekontrakt om levering af rejsebureauydelser (rejsebureauaftalen) med Carlson Wagonlit Travel. Statslige institutioner er forpligtet til at bruge rejsebureauaftalen ved køb af rejser.

Brug af den for statslige institutioner forpligtende flyrejseaftale (Statens og Kommunernes Indkøbsservices aftale 16.08 Flyrejser) kræver bestilling via et rejsebureau, mens statslige institutioner fx ikke er forpligtet til at bestille togrejser via rejsebureauet.

Bestillingsprocedure fremgår af institutionernes lokale rejsepolitikker- og vejledninger. Mere information om aftalen findes i modulet ”Statens aftaler” i IndFak.

Selvejende institutioner kan tilslutte sig rejsebureauaftalen. Nærmere information herom kan findes i modulet ”Statens aftaler” i IndFak. Selvejende institutioner, der ikke benytter IndFak, kan få oprettet logins ved henvendelse til Statens Indkøb via hjemmesiden for Statens Indkøb.

Statslige institutioners mulighed for at benytte deletjenester i forbindelse med tjenesterejser er nærmere beskrevet i Moderniseringsstyrelsens vejledning til anvendelse af deltjenester. 

21.3.4.2. Særligt om flyrejser

Ifølge Fmst. cirk. 4/11 2009 om bonuspoint i forbindelse med tjenesterejser bør institutionerne ved køb af flyrejser som ved andre indkøb søge at reducere de samlede udgifter hertil. Institutionen skal anvende en procedure, der sikrer overholdelse af cirkulærets bestemmelser.

I visse tilfælde udleverer flyselskaber ekstra flybilletter i tilgift til rekvirerede flybilletter (opsparingsbilletter). Sådanne ekstrabilletter tilhører tjenestestedet og må ikke anvendes til privat brug. Dette gælder også de point og tilsvarende, der i henhold til forskellige bonusordninger kan optjenes på tjenesterejser, og som kan konverteres til flyrejser, overnatninger osv. Der er her i realiteten tale om rabatter, som tilkommer tjenestestedet, der kan anvende dem til at reducere institutionens samlede omkostninger til tjenesterejser, jf. afsnit 21.2.14.

Flyselskaber udbetaler i visse tilfælde kompensation ved forsinkede flyafgange. Trafikstyrelsen har oplyst, at en sådan kompensation tilfalder passageren dvs. medarbejderen. Arbejdsgiveren skal fortsat medregne den forlængede rejsetid på grund af forsinkelsen i medarbejderens rejsetid og afholde eventuelle merudgifter i forbindelse hermed efter reglerne i tjenesterejseaftalen.

 

 

 

 

21.3.4.3. Ledsagere

Tjenestestedet afgør, hvilken rejseform der bør vælges for kolleger, der ledsager ansatte, for hvem der er valgt en højere rejseklasse. I sådanne tilfælde skal tjenestestedet også foretage en vurdering af, hvad der er mest hensigtsmæssigt og økonomisk for tjenestestedet.

21.3.4.4. Dyrere rejseform

En ansat kan altid vælge selv at betale differencen mellem udgiften til den transportform og/eller rejseklasse, som tjenestestedet har anvist, og en dyrere.

21.3.4.5. Dokumentation

Udgifter til offentlige transportmidler refunderes normalt kun mod dokumentation. En ansat, der fx får kørelejlighed hen til det midlertidige tjenestested, kan ikke få refunderet udgiften til den billet, der ikke har været behov for at købe, uanset at tjenestestedet er sparet for udgiften.

21.3.4.6. Eget togkort

Hvis en ansat på en tjenesterejse anvender sit sædvanlige togkort e.l. og derfor ikke har merudgifter i anledning af tjenesterejsen, kan der ikke ske refusion af nogen art. En ansat kan dog ikke pålægges at benytte privat kort e.l.

21.3.4.7. Rabat

Ansatte, der køber billetter til brug for tjenesterejser med privat rabat, får kun refunderet den faktiske udgift.

21.3.4.8. Hvilke transportudgifter refunderes?

På tjenesterejser kan der være tale om transportudgifter, dels på henrejsen til og tilbagerejsen fra bestemmelsesstedet, dels på bestemmelsesstedet.

Ved hen- og tilbagerejsen forstås hele rejsen fra tjenesterejsens udgangspunkt - som kan være tjenestestedet eller fx bopælen - og til bestemmelsesstedet - som kan være det midlertidige tjenestested eller fx hotellet. Samtlige udgifter til transport på denne rejse refunderes mod dokumentation. Dette gælder også, hvor transporten helt eller delvis finder sted med lokale transportmidler (bus e.l.).

Transport på bestemmelsesstedet er fx transport mellem hotel og midlertidigt tjenestested. Dette kaldes ofte "lokaltransport".

Transportudgifter på bestemmelsesstedet afholdes normalt af time- og dagpengene eller procentgodtgørelsen, men nødvendige, særligt store udgifter kan undtagelsesvis refunderes mod dokumentation.

21.3.4.9. Rabatordninger

Der findes på transport- og rejsemarkedet mange forskellige former for rabatordninger, der med fordel kan anvendes også på tjenesterejser (charterrejser, "rabatafgange" mv.).

Benyttelse af disse tilbud vil imidlertid ofte indebære, at rejsen forlænges i forhold til, hvad der er tjenstligt nødvendigt, og der er derfor særlige regler for, hvordan rabatordninger kan benyttes på tjenesterejser.

Anvendelse af rabatordninger forudsætter, at tjenestestedet opnår en rimelig besparelse samtlige forhold taget i betragtning. Der skal her tages hensyn såvel til ekstra udgifter til måltider o.l. samt overnatning mv. som til den omstændighed, at den ansatte ikke er til rådighed på det faste tjenestested de overskydende dage.

Det er endvidere en forudsætning for at kunne anvende rabatordninger, at den ansatte er indforstået med forlængelsen af tjenesterejsen, hvis forlængelsen omfatter fridage.

Hvis tjenesterejsen, fordi der benyttes rabatordninger, forlænges ud over, hvad der er tjenstligt nødvendigt, godtgøres udgifter til måltider o.l. samt overnatning mv. for hele rejsens varighed, fordi de dage, som tjenesterejsen forlænges med, i så fald betragtes som tjenstlige.

I tilfælde, hvor tjenestestedet ikke har nogen interesse i, at der anvendes rabatordninger (fordi tjenestestedet ikke opnår en rimelig besparelse samtlige forhold taget i betragtning), kan tjenestestedet dog tillade den ansatte at benytte disse, hvis tjenesterejsen ikke fordyres for tjenestestedet. I så fald betragtes de dage, som rejsen forlænges med, som ferie-/afspadseringsdage. Udgifter til måltider o.l. samt overnatning mv. dækkes ikke for ferie-/afspadseringsdagene. Der gælder særlige regler for beskatning af fritidsrejser, der foretages i tilknytning til tjenesterejser.

21.3.5. Private transportmidler og tjenestebiler

21.3.5.1. Godkendelse

Benyttelse af privat transportmiddel på tjenesterejse kræver altid tjenestestedets forudgående godkendelse.

Godtgørelsen herfor gives pr. kørt kilometer og kaldes i daglig tale "kilometergodtgørelse", hvis der er tale om bil eller motorcykel, og "cykelgodtgørelse", hvis det drejer sig om cykel eller knallert - herunder EU-knallert 45.

Godtgørelsernes aktuelle størrelse fremgår af det til enhver tid gældende satsreguleringscirkulære.

21.3.5.2. Bil/motorcykel

Udgifter i forbindelse med brug af privat bil eller privat motorcykel på tjenesterejser kan godtgøres efter to satser, idet der findes en lav og en høj sats for kilometergodtgørelse.

21.3.5.3. Kilometergodtgørelse

Gennem den lave sats ydes der dækning for de variable udgifter, der er forbundet med at køre i bil, dvs. benzin, dækslid, værditab og vedligeholdelse. Den høje sats yder derudover delvis dækning for de faste udgifter, der er forbundet med at holde bil, dvs. forsikring, ejerafgift m.m.

For så vidt angår kørsel i privat bil mv. i udlandet henvises til afsnit 21.3.5.7.

Hovedreglen er, at den lave sats anvendes på kørsel i privat bil og på privat motorcykel.

Merudgifterne ved mere lejlighedsvis at køre tjenstligt i privat bil mv. anses for dækket gennem godtgørelse af de variable udgifter.

Udbetaling af den høje sats kræver, at tjenestestedet udfærdiger en skriftlig kørselsbemyndigelse.

For så vidt angår kompetencen til at udfærdige skriftlige kørselsbemyndigelser, henvises til afsnit 21.1.3.

Den høje sats er beregnet til ansatte, der forudsættes at stille bil til rådighed i forbindelse med deres arbejde, eller som efter tjenestestedets vurdering kun vanskeligt kan bestride dette, hvis de ikke kører i privat bil.

Der kan udfærdiges skriftlig kørselsbemyndigelse, hvis stillingen indebærer regelmæssig kørsel af større omfang eller speciel art.

Det er tjenestestedets skøn, hvad der skal forstås ved "større omfang" og "speciel art". Ved afgørelsen skal der lægges vægt på hovedbegrundelsen for den høje sats, nemlig om den ansattes tjenstlige kørsel er af et sådant omfang og/eller art, at den er nødvendig eller i hvert fald af væsentlig værdi for tjenestestedet.

Det er relevant for alle tjenestesteder at have retningslinjer for vurdering af og beslutning om, i hvilke tilfælde der kan udfærdiges skriftlige kørselsbemyndigelser.

Det ligger i sagens natur, at kørselsbemyndigelser skal være personlige.

En kørselsbemyndigelse skal indeholde en afgrænsning af, hvilke tjenesterejser bemyndigelsen omfatter. Kørsel, som ikke falder inden for bemyndigelsens ordlyd, afregnes efter lav sats. Der er ikke fastsat retningslinjer for, hvilke tjenesterejser der kan eller ikke kan være omfattet af den skriftlige bemyndigelse. Bemyndigelsens omfang beror på beslutningen i forbindelse med udfærdigelsen. Typiske situationer, der kan give anledning til efterfølgende fortolkningstvivl, er fx kursusdeltagelse samt kørsel i Danmark i forbindelse med udlandsrejser (fx til lufthavnen), jf. afsnit 21.3.5.7.

En skriftlig kørselsbemyndigelse indebærer ret til at få udbetalt den høje sats for kilometergodtgørelse, men kun for de første 20.000 km i et kalenderår. Kørsel derudover afregnes til den lave sats.

Tjenestestedet kan ikke i kørselsbemyndigelsen fastsætte en lavere kilometergrænse end 20.000 km pr. kalenderår.

Hvis en ansat får kilometergodtgørelse fra flere statslige eller andre offentlige myndigheder, kan godtgørelse med den høje sats kun udbetales for i alt 20.000 km i et kalenderår. Det er tjenestestedets opgave at føre fornøden kontrol med omfanget af den tjenstlige kørsel.

21.3.5.4. De skattemæssige regler

Satserne for kilometergodtgørelse er de samme efter skattereglerne og tjenesterejseaftalen. Der er derimod forskel på, hvornår den høje sats kan udbetales. Statslige institutioner skal følge tjenesterejseaftalens regler herom.

Opmærksomheden henledes på, at statsansatte skal opfylde de samme betingelser i ligningsloven som privatansatte for at kunne modtage skattefri befordringsgodtgørelse for kørsel i egen bil eller på egen motorcykel. Heri ligger bl.a., at kørslen skal være erhvervsmæssig, således som dette udtryk forstås i ligningsloven. I øvrigt henvises til afsnit 21.1.5.

21.3.5.5. Indtægtsdækket virksomhed o.l.

Når statsinstitutioner udfører indtægtsdækket virksomhed o.l., kan der opstå den situation, at fx en privat virksomhed, som en statsansat arbejder for, er indstillet på at udbetale den høje kilometergodtgørelsessats for den kørsel, som den pågældende foretager i privat bil i forbindelse med den konkrete opgave.

21.3.5.6. Fremmede tjenesteydelser

Betaling for kørsel som følge af rekvirering af fremmede tjenesteydelser, fx VVS-reparationer, er ikke omfattet af tjenesterejsereglerne og må afregnes i overensstemmelse med, hvad der er sædvanligt på området.

21.3.5.7. Udlandet

Kørsel i privat bil og på privat motorcykel på rejser til og i udlandet afregnes altid efter den lave sats. Dette gælder også, selv om den ansatte har en skriftlig kørselsbemyndigelse, og selv om udlandsturen ifølge sit formål er omfattet af bemyndigelsen.

Turen til fx den danske lufthavn i forbindelse med tjenesterejse med fly til udlandet skal normalt også afregnes efter den lave sats. Den høje sats kan dog anvendes, hvis denne kørsel i sig selv er omfattet af bemyndigelsen.

21.3.5.8. Udetillægsberettiget personale

Udetillægsberettiget personale kan, hvis det er hensigtsmæssigt, få tilladelse til at benytte privat bil i forbindelse med tjenstlig kørsel. Kilometergodtgørelse udbetales i så fald i den lokale valuta efter den takst, der er fastsat for Udenrigsministeriets udsendte medarbejdere i det pågældende land.

Der kan kun udbetales kilometergodtgørelse for kørsel uden for byområdet i den by, hvor den ansatte har fast tjenestested, idet transportudgifter til lokal kørsel inden for byområdet er indregnet i udetillægget.

21.3.5.9. Cykelgodtgørelse

Hvis en ansat benytter privat cykel eller knallert på en tjenesterejse, udbetales godtgørelse pr. kørt kilometer. Godtgørelsens aktuelle størrelse fremgår af det til enhver tid gældende satsreguleringscirkulære. Godtgørelse, der udbetales efterfølgende, er skattefri.

Cykelgodtgørelsen kan udbetales samlet for en periode efter et skøn over den faktiske kørselsmængde. Godtgørelsen kan dog højst udbetales for et år ad gangen. Forskudsvis udbetaling af cykelgodtgørelse kan dog give anledning til skattemæssige problemer. I øvrigt henvises til afsnit 21.1.5.

21.3.5.10. Tjenestebil

Tjenestebiler må ikke anvendes til formål, der er tjenesten uvedkommende. Regler om brug af tjenestebiler fastsættes i øvrigt af vedkommende minister, jf. Budgetvejledning, April 2021, pkt. 2.4.16. I Budgetvejledningen omtales endvidere forsikringsspørgsmål.