21.3.4. Offentlige transportmidler

21.3.4.1. Transportmiddel og rejseklasse

Både ved valg af transportmiddel og rejseklasse skal der alene lægges vægt på, hvad der i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for tjenestestedet. Valget skal foretages af tjenestestedet.

Sigtet er at tilpasse transportforholdene, sådan at de er passende set i relation til såvel arbejdssituationen som den ansatte.

Moderniseringsstyrelsen (nu Økonomistyrelsen) har indgået en rammekontrakt om levering af rejsebureauydelser (rejsebureauaftalen) med Carlson Wagonlit Travel. Statslige institutioner er forpligtet til at bruge rejsebureauaftalen ved køb af rejser.

Aftalen med Carlson Wagonlit Travel udløb den 29. februar 2020, men aftalen kan benyttes indtil der er indgået en ny rejsebureauaftale forventeligt i juni 2020.

Brug af den for statslige institutioner forpligtende flyrejseaftale (Statens og Kommunernes Indkøbsservices aftale 16.08 Flyrejser) kræver bestilling via et rejsebureau, mens statslige institutioner fx ikke er forpligtet til at bestille togrejser via rejsebureauet.

Bestillingsprocedure fremgår af institutionernes lokale rejsepolitikker- og vejledninger. Mere information om aftalen, herunder overgang til den kommende aftale, findes i modulet ”Statens aftaler” i IndFak.

 

Selvejende institutioner kan tilslutte sig rejsebureauaftalen, Nærmere information herom kan findes i modulet ”Statens aftaler” i IndFak. Selvejende institutioner, der ikke benytter IndFak, kan få oprettet logins ved henvendelse til statensindkob@oes.dk.

Statslige institutioners mulighed for at benytte deletjenester i forbindelse med tjenesterejser er nærmere beskrevet i Økonomistyrelsens vejledning til anvendelse af deletjenester

21.3.4.2. Særligt om flyrejser

Ifølge Fmst. cirk. 4/11 2009 om bonuspoint i forbindelse med tjenesterejser bør institutionerne ved køb af flyrejser som ved andre indkøb søge at reducere de samlede udgifter hertil. Institutionen skal anvende en procedure, der sikrer overholdelse af cirkulærets bestemmelser.

I visse tilfælde udleverer flyselskaber ekstra flybilletter i tilgift til rekvirerede flybilletter (opsparingsbilletter). Sådanne ekstrabilletter tilhører tjenestestedet og må ikke anvendes til privat brug. Dette gælder også de point og tilsvarende, der i henhold til forskellige bonusordninger kan optjenes på tjenesterejser, og som kan konverteres til flyrejser, overnatninger osv. Der er her i realiteten tale om rabatter, som tilkommer tjenestestedet, der kan anvende dem til at reducere institutionens samlede omkostninger til tjenesterejser, jf. afsnit 21.2.14.

Flyselskaber udbetaler i visse tilfælde kompensation ved forsinkede flyafgange. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen har oplyst, at en sådan kompensation tilfalder passageren dvs. medarbejderen. Arbejdsgiveren skal fortsat medregne den forlængede rejsetid på grund af forsinkelsen i medarbejderens rejsetid og afholde eventuelle merudgifter i forbindelse hermed efter reglerne i tjenesterejseaftalen.

21.3.4.3. Ledsagere

Tjenestestedet afgør, hvilken rejseform der bør vælges for kolleger, der ledsager ansatte, for hvem der er valgt en højere rejseklasse. I sådanne tilfælde skal tjenestestedet også foretage en vurdering af, hvad der er mest hensigtsmæssigt og økonomisk for tjenestestedet.

21.3.4.4. Dyrere rejseform

En ansat kan altid vælge selv at betale differencen mellem udgiften til den transportform og/eller rejseklasse, som tjenestestedet har anvist, og en dyrere.

21.3.4.5. Dokumentation

Udgifter til offentlige transportmidler refunderes normalt kun mod dokumentation. En ansat, der fx får kørelejlighed hen til det midlertidige tjenestested, kan ikke få refunderet udgiften til den billet, der ikke har været behov for at købe, uanset at tjenestestedet er sparet for udgiften.

21.3.4.6. Eget togkort

Hvis en ansat på en tjenesterejse anvender sit sædvanlige togkort e.l. og derfor ikke har merudgifter i anledning af tjenesterejsen, kan der ikke ske refusion af nogen art. En ansat kan dog ikke pålægges at benytte privat kort eller lignende.

21.3.4.7. Rabat

Ansatte, der køber billetter til brug for tjenesterejser med privat rabat, får kun refunderet den faktiske udgift.

21.3.4.8. Hvilke transportudgifter refunderes?

På tjenesterejser kan der være tale om transportudgifter, dels på henrejsen til og tilbagerejsen fra bestemmelsesstedet, dels på bestemmelsesstedet.

Ved hen- og tilbagerejsen forstås hele rejsen fra tjenesterejsens udgangspunkt - som kan være tjenestestedet eller fx bopælen - og til bestemmelsesstedet - som kan være det midlertidige tjenestested eller fx hotellet. Samtlige udgifter til transport på denne rejse refunderes mod dokumentation. Dette gælder også, hvor transporten helt eller delvis finder sted med lokale transportmidler (bus e.l.).

Transport på bestemmelsesstedet er fx transport mellem hotel og midlertidigt tjenestested. Dette kaldes ofte "lokaltransport".

Transportudgifter på bestemmelsesstedet afholdes normalt af time- og dagpengene eller procentgodtgørelsen, men nødvendige, særligt store udgifter kan undtagelsesvis refunderes mod dokumentation.

21.3.4.9. Rabatordninger

Der findes på transport- og rejsemarkedet mange forskellige former for rabatordninger, der med fordel kan anvendes også på tjenesterejser (charterrejser, "rabatafgange" mv.).

Benyttelse af disse tilbud vil imidlertid ofte indebære, at rejsen forlænges i forhold til, hvad der er tjenstligt nødvendigt, og der er derfor særlige regler for, hvordan rabatordninger kan benyttes på tjenesterejser.

Anvendelse af rabatordninger forudsætter, at tjenestestedet opnår en rimelig besparelse samtlige forhold taget i betragtning. Der skal her tages hensyn såvel til ekstra udgifter til måltider o.l. samt overnatning mv. som til den omstændighed, at den ansatte ikke er til rådighed på det faste tjenestested de overskydende dage.

Det er endvidere en forudsætning for at kunne anvende rabatordninger, at den ansatte er indforstået med forlængelsen af tjenesterejsen, hvis forlængelsen omfatter fridage.

Hvis tjenesterejsen, fordi der benyttes rabatordninger, forlænges ud over, hvad der er tjenstligt nødvendigt, godtgøres udgifter til måltider o.l. samt overnatning mv. for hele rejsens varighed, fordi de dage, som tjenesterejsen forlænges med, i så fald betragtes som tjenstlige.

I tilfælde, hvor tjenestestedet ikke har nogen interesse i, at der anvendes rabatordninger (fordi tjenestestedet ikke opnår en rimelig besparelse samtlige forhold taget i betragtning), kan tjenestestedet dog tillade den ansatte at benytte disse, hvis tjenesterejsen ikke fordyres for tjenestestedet. I så fald betragtes de dage, som rejsen forlænges med, som ferie-/afspadseringsdage. Udgifter til måltider o.l. samt overnatning mv. dækkes ikke for ferie-/afspadseringsdagene. Der gælder særlige regler for beskatning af fritidsrejser, der foretages i tilknytning til tjenesterejser.