21.6.5. Dokumenterede udgifter (hoteldispositionsbeløb)

21.6.5.1. Hotel eller anden godkendt indkvartering

Adgangen til at få refunderet dokumenterede overnatningsudgifter gælder foruden hotelværelse "anden af tjenestestedet godkendt indkvartering", jf. afsnit 21.6.1. Som eksempler kan nævnes (ferie)lejligheder og sommerhuse.

Dette indebærer, at det normalt kun vil blive aktuelt at udbetale udokumenteret nattillæg i forbindelse med ren privat indkvartering.

Anvendes "anden af tjenestestedet godkendt indkvartering" kan eventuelle sædvanlige, kontraktligt fastsatte vedligeholdelsesudgifter ved fraflytning af en sådan indkvarteringsform refunderes af tjenestestedet. Det er en betingelse, at der er tale om vedligeholdelsesudgifter som følge af sædvanligt slid, og at de samlede overnatningsudgifter herefter kan holdes inden for det samlede hoteldispositionsbeløb, som kunne have været refunderet, hvis den ansatte havde boet på hotel.

Statslige institutioners mulighed for at benytte deletjenester i forbindelse med tjenesterejser er nærmere beskrevet i Økonomistyrelsens vejledning til anvendelse af deletjenester.

21.6.5.2. Hoteldispositionsbeløb

Dokumenterede udgifter til hotelværelse mv. refunderes inden for et maksimum - hoteldispositionsbeløbet.

Hoteldispositionsbeløbet skal kun dække den rene overnatningsudgift, dvs. ikke udgift til eventuel morgenmad på hotellet. Hvis obligatorisk morgenmad på hotellet er inkluderet i prisen for hotelværelset, fratrækkes den faktiske pris for den obligatoriske morgenmad ved vurderingen af, om udgiften til hotelværelset holder sig inden for hoteldispositionsbeløbet.

De aktuelle hoteldispositionsbeløb (inkl. moms) fremgår af satsreguleringscirkulæret. I Danmark er der ét hoteldispositionsbeløb samt et særligt for Færøerne. I udlandet er der kun fastsat hoteldispositionsbeløb for nogle af de almindeligt besøgte lande. I de lande, hvor der ikke er fastsat hoteldispositionsbeløb, refunderes rimelige udgifter til et hotelværelse med bad eller anden godkendt indkvartering mod dokumentation.

I lande, hvor der er fastsat et hoteldispositionsbeløb, kan større udgifter refunderes i særlige tilfælde, hvor det ikke har været muligt at holde udgiften inden for det fastsatte maksimum.

Hvis den ansatte har opnået personlig rabat på indkvartering, godtgøres den faktisk betalte pris.

21.6.5.3. Hoteller mv.

Retningslinjerne om rejsebureauydelser er ændret i forhold til de bemærkninger, der fremgår af cirkulære om tjenesterejseaftalen. Nu gælder nedenstående for bestilling af hoteller.

Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) har indgået en forpligtende rammeaftale om hotelophold (16.06 Hotelophold), som gælder i Danmark, men ikke i udlandet. Statslige institutioner er således, jf. cirkulæret om indkøb i staten, forpligtet til at benytte aftalehotellerne ved køb af hotelophold i Danmark. Der findes dog visse undtagelsesmuligheder. Selvejende institutioner kan tilslutte sig hotelaftalen.

Priser og oplysninger om hotellerne findes på aftalesiden (det kræver login at se prisarket) og i hotelapplikationen. På aftalesiden finder du også aftaledokumenter, vejledninger og faktaark.

21.6.5.4. Morgenmåltid

På tjenesterejser, hvor udgifter godtgøres med time- og dagpenge, afholdes udgifter til morgenmad som udgangspunkt af time- og dagpengene.

Hvis morgenmad er obligatorisk på aftalehotellet, dvs. inkluderet i værelsesprisen, forudsættes den ansatte at spise den dér med den virkning, at der foretages fradrag i time- og dagpengene med 15 pct. af dagpengebeløbet.

Hvis praktiske forhold har forhindret den ansatte i at spise den obligatoriske morgenmad, fx hvis den ansatte må rejse så tidligt, at morgenmaden endnu ikke er serveret, foretages der dog intet fradrag.

21.6.5.5. Ledsager

Hvis den ansatte har fx sin ægtefælle med på tjenesterejsen og derfor overnatter i dobbeltværelse, kan udgiften hertil refunderes op til det fastsatte hoteldispositionsbeløb.

I lande, hvor der ikke er fastsat hoteldispositionsbeløb, kan udgiften til et rimeligt enkeltværelse med bad refunderes.