15.3.3. Ansættelsesbrev mv.

15.3.3.1. Formkrav og oplysningspligt

Et ansættelsesforhold bør etableres ved skriftlig aftale.

I henhold til L 501 16/5 2023 om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår (ansættelsesbevisloven) har arbejdsgiveren pligt til at underrette lønmodtagerne om vilkårene for ansættelsesforholdet

Loven gælder ikke, i det omfang der ved kollektiv overenskomst mv. er fastsat regler, der som minimum opfylder betingelserne i det EU-direktiv, som ligger til grund for loven.

For ansatte, der ikke er omfattet af centralorganisationernes forhandlingskompetence, gælder reglerne i ansættelsesbevisloven, jf. afsnit 15.3.3.8.

Finansministeriet og centralorganisationerne har indgået en aftale, der erstatter lovens bestemmelser, jf. Fmst. cirk. 14/6 2023 om arbejdsgiverens pligt til at underrette den ansatte om vilkårene for ansættelsesforholdet.

Aftalen gælder for medarbejdere, hvis ansættelsesforhold varer mere end gennemsnitligt tre timer pr. uge i en referenceperiode på fire på hinanden følgende uger. Der er ikke fastsat aldersgrænser, og ansatte under 18 år er derfor også omfattet af aftalen.

Reglerne gælder dog ikke for personer, der er omfattet af lov om søfarendes ansættelsesforhold m.v. For disse gælder særlige regler fastsat i henhold til lovgivningen.

Ifølge § 2 i Fmst. cirk. 14/6 2023 om arbejdsgiverens pligt til at underrette den ansatte om vilkårene for ansættelsesforholdet skal der gives oplysning om alle væsentlige vilkår for ansættelsesforholdet herunder mindst de vilkår, der er opregnet i aftalen:

  1. Arbejdsgiverens og den ansattes navn og adresse.
  2. Arbejdsstedets beliggenhed eller i mangel af et fast arbejdssted eller et sted, hvor arbejdet hovedsagelig udføres, oplysning om, at arbejdstageren er beskæftiget på forskellige steder eller frit kan bestemme sit arbejdssted, samt om hovedsæde eller arbejdsgiverens adresse.
  3. Beskrivelse af arbejdet eller angivelse af arbejdstagerens titel, rang, stilling eller jobkategori.
  4. Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt.
  5. Ansættelsesforholdets forventede varighed eller ophørstidspunkt, hvor der ikke er tale om tidsubestemt ansættelse.
  6. Varigheden af og vilkårene for en eventuel prøvetid
  7. Varigheden af det fravær med løn, som den ansatte har ret til, herunder ret til betalt ferie.
  8. Varigheden af den ansattes og arbejdsgiverens opsigelsesvarsler eller reglerne herom.
  9. Den gældende eller aftalte løn, som den ansatte har ret til ved ansættelsesforholdets påbegyndelse, samt tillæg og andre løndele, der ikke er indeholdt heri, f.eks. pensionsbidrag og eventuel kost og logi. Endvidere skal der oplyses om lønnens udbetalingsterminer.
  10. Den normale daglige eller ugentlige arbejdstid og eventuelle ordninger for overarbejde og betaling herfor og, hvor det er relevant, ordninger for vagtændringer.
  11. Hvis arbejdsmønstret er helt eller overvejende uforudsigeligt, skal arbejdsgiveren underrette den ansatte om:
    1. Det princip, at tidsplanen for arbejdet er variabel, antallet af garanterede betalte arbejdstimer og betaling for arbejde, som udføres ud over disse garanterede timer,
    2. De referencetimer og –dage, hvor den ansatte kan pålægges at arbejde, og
    3. Den minimumsvarslingsperiode, som den ansatte er berettiget til, før en arbejdsopgave påbegyndes, samt eventuel frist for annullering af arbejdsopgaven.
  12. Den ret til uddannelse, som arbejdsgiveren eventuelt tilbyder.
  13. Angivelse af, hvilke kollektive overenskomster eller aftaler der regulerer arbejdsforholdet.
  14. Identiteten på sociale sikringsinstitutioner, som arbejdsgiveren er forpligtet til at indbetale sociale bidrag til og som er knyttet til ansættelsesforholdet, for eksempel ATP og Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES).

Oplysningerne i nr. 1-6 og 9-11 skal gives senest syv kalenderdage efter, at ansættelsesforholdet er påbegyndt. Oplysninger om de øvrige forhold skal gives senest 1 måned efter, at ansættelsesforholdet er påbegyndt.

Oplysningerne kan gives skriftligt enten på papir eller i elektronisk form, jf. aftalens § 5. Bortset fra oplysninger nævnt i aftalens § 2, stk. 1,  nr. 1-5, 11 og 13, anses oplysningspligten for opfyldt, hvis der henvises til lov, administrative bestemmelser, vedtægtsmæssige bestemmelser eller overenskomster og aftaler, der gælder for de pågældende forhold. Oplysningspligten kan opfyldes ved anvendelse af det ansættelsesbrev, der er optaget som bilag til Fmst. cirk. 12/2 2016 om ansættelsesbreve for overenskomstansatte i staten.

Enhver ændring af væsentlige vilkår skal meddeles skriftligt til medarbejderen. Dette skal ske hurtigst muligt og senest på den dato, hvor ændringen træder i kraft. Dette gælder dog ikke, hvis ændringen skyldes ændringer i love, administrative bestemmelser, vedtægtsmæssige bestemmelser eller kollektive overenskomster, som arbejdsgiver henviser til i ansættelsesbrevet.

Aftalen indeholder yderligere regler bl.a. om tidsfrister, der er fastsat for seneste afgivelse af oplysningerne, om godtgørelse for manglende overholdelse af oplysningspligten samt om yderligere oplysninger til medarbejdere, der arbejder i udlandet.

Uenighed om, hvorvidt ansættelsesmyndigheden har overholdt sin oplysningspligt efter aftalen, afgøres efter de sædvanlige fagretlige regler.

15.3.3.2. Krav om skriftlighed i funktionærloven

Lbekg. 1002 24/8 2017 om retsforholdet mellem arbejdsgivere og funktionærer (funktionærloven), kræver efter lovens § 5, stk. 2, og § 2, stk. 6, at der indgås en skriftlig kontrakt mellem funktionæren og arbejdsgiveren, hvis der skal gælde:

  • Forkortet opsigelsesvarsel ved længere tids sygdom (120-dages-reglen).
  • Forlænget opsigelsesvarsel.

Aftaler om forkortet opsigelsesvarsel på grund af sygdom kan kun indgås for personalegrupper uden for CFU's forhandlingsområde, jf. PAV kap. 31.

15.3.3.3. Prøveansættelse

Visse overenskomster foreskriver, at en nærmere angiven periode af ansættelsen betragtes som prøveansættelse, hvilket bl.a. kan have betydning for længden af opsigelsesvarslet.

15.3.3.4. Beskæftigelsesgrad

Overenskomsterne mv. angiver som regel et gennemsnitligt ugentligt timetal (for tiden 37 timer) for fuldtidsbeskæftigelse.

Stort set alle overenskomster og organisationsaftaler indeholder i dag hjemmel til deltidsansættelse.

I deltidsloven, jf. Lbekg. 1142 14/09/2018 om deltidsloven, er det fastsat, at en lønmodtager og en arbejdsgiver under ansættelsen har ret til at aftale, at lønmodtageren arbejder på deltid. Dette gælder, uanset om der er direkte eller indirekte hindringer eller begrænsninger fx i medfør af kollektiv overenskomst, sædvane eller praksis. Krav om en timegrænse på ikke over 15 timer ugentligt kan dog opretholdes.

Lbekg. 1120 17/09 2015 om lov om deltidspension medfører ikke nogen ændring i gældende overenskomstbestemmelser om deltidsbeskæftigelse. Ansøgninger om nedsat arbejdstid, der er begrundet i ønsket om overgang til delpension, skal derfor behandles efter de almindelige regler i den enkelte overenskomst mv.

Der henvises i øvrigt til afsnit 15.2.2.11. for så vidt angår deltidsansættelse og til PAV kap. 19 for så vidt angår ansættelse på plustid.

15.3.3.5. Tids- eller opgavebegrænset ansættelse

En ansættelsesaftale kan indgås for et forud aftalt tidsrum eller til udførelse af en bestemt arbejdsopgave. En sådan aftale medfører, at ansættelsesforholdet automatisk ophører, når tidsrummet er forløbet eller arbejdsopgaven er udført. En aftale herom skal dog være udtrykkelig, og skriftlighed må tilrådes.

I loven om tidsbegrænset ansættelse, jf. Lbekg. 907 11/9 2008 om lov om tidsbegrænset ansættelse, er det fastsat, at ansættelsesvilkårene for en tidsbegrænset ansat ikke må være mindre gunstige end dem, der gælder for en sammenlignelig fastansat, hvis forskelsbehandlingen udelukkende er begrundet i ansættelsesforholdets tidsbegrænsede varighed og ikke i objektive forhold.

Hvis fastansatte har ret til særlige ansættelsesvilkår, når de opnår en vis anciennitet, har tidsbegrænset ansatte den samme ret, når de opnår den samme anciennitet. Dette gælder dog ikke, hvis et krav om forskellig anciennitet er begrundet i objektive forhold.

Loven opstiller også det krav, at arbejdsgiveren skal informere de tidsbegrænset ansatte om, hvilke stillinger der kan søges på arbejdspladsen, for at sikre at de har samme mulighed for at få en fast stilling som andre ansatte. Se tilsvarende L 595 12/6 2013 om vikarers retsstilling ved udsendelse af et vikarbureau m.v. (vikarloven).

Med hensyn til forlængelse af en tidsbegrænset ansættelse og varsler i øvrigt henvises til PAV kap. 31.

For så vidt angår ansættelse på åremål henvises til PAV kap. 14.

15.3.3.6. Frigørelsesattest

Med hensyn til udstedelse af frigørelsesattest til deltidsansatte henvises til PAV kap. 31.

15.3.3.7. Bibeskæftigelse

Med hensyn til muligheden for bibeskæftigelse henvises til afsnit 15.2.6, idet det må antages, at der i kraft af almindelige ansættelsesretlige, herunder navnlig funktionærretlige, regler og grundsætninger i praksis næppe er den store forskel mellem tjenestemænd og andre ansatte.

15.3.3.8. Individuel kontrakt

Som nævnt i PAV kap. 2 kan der i særlige tilfælde blive tale om at ansætte personer på individuel kontrakt.

I sådanne tilfælde er det vigtigt i ansættelsesbrevet at anføre ikke blot lønnen, men også øvrige ansættelsesvilkår (sygdom, ferie, opsigelse mv.) med henblik på at undgå senere tvivlsspørgsmål. For ansatte, der omfattes af funktionærloven og ferieloven, kan der i vidt omfang henvises til disse.

Der gælder i øvrigt en tilsvarende pligt til at give den ansatte oplysninger om ansættelsesforholdet som omtalt i afsnit 15.3.3.1, men i disse tilfælde på grundlag af reglerne i ansættelsesbevisloven.

Spørgsmål om eventuel manglende opfyldelse af oplysningspligten efter denne lov afgøres af Ankestyrelsens Beskæftigelsesudvalg, jf. ansættelsesbevislovens § 12.

Finansministeriets kollektive aftaler med personaleorganisationerne gælder ikke for disse ansættelsesforhold, og dette kan heller ikke aftales. Hvis det findes hensigtsmæssigt, at en ansat på individuel kontrakt har vilkår, der svarer til overenskomstansatte på et sammenligneligt område, vil det i en række tilfælde kunne aftales, at kollektivt aftalte bestemmelser finder tilsvarende anvendelse i ansættelsesforholdet, evt. kun delvist.

Der kan ikke ske indbetaling til statens gruppelivsordning, jf. PAV kap. 34.

Nogle af ferielovens fravigelsesmuligheder forudsætter eksempelvis, at der er indgået kollektiv overenskomst herom. For personer på individuel kontrakt, som er omfattet af ferieloven, vil ferieaftalen med centralorganisationerne derfor kun delvis kunne finde tilsvarende anvendelse.

Åremålsaftalen og aftalerne om lokalløn og om chefløn er eksempler på generelle aftaler, der hverken helt eller delvis kan finde tilsvarende anvendelse for ansatte på individuelle vilkår.

Bestemmelserne efter EU-retten eller lovgivning i tilknytning hertil, som for statens vedkommende udmøntes ved kollektive aftaler med personaleorganisationerne, omfatter ikke ansatte på individuel kontrakt.

Fortolkningsspørgsmål og sager om eventuel misligholdelse kan ikke behandles i det fagretlige system, men henhører under domstolene.