15.3.3.1. Formkrav og oplysningspligt

Et ansættelsesforhold bør etableres ved skriftlig aftale.

I henhold til Beskæftigelsesministeriets Lbekg. 240 17/3 2010 om arbejdsgiverens pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet (ansættelsesbevisloven) har arbejdsgiveren pligt til at underrette lønmodtagerne om vilkårene for ansættelsesforholdet. Loven gælder ikke, i det omfang der ved kollektiv overenskomst mv. er fastsat regler, der som minimum opfylder betingelserne i det EU-direktiv, som ligger til grund for loven.

For ansatte, der ikke er omfattet af centralorganisationernes forhandlingskompetence, gælder reglerne i ansættelsesbevisloven, jf. afsnit 15.3.3.8.

Finansministeriet og centralorganisationerne har indgået en aftale, der erstatter lovens bestemmelser, jf. Fmst. cirk. 14/6 2002 om arbejdsgiverens pligt til at underrette arbejdstageren om vilkårene for ansættelsesforholdet.

Aftalen gælder for medarbejdere, hvis ansættelsesforhold varer mere end 1 måned, og hvis gennemsnitlige ugentlige arbejdstid overstiger 8 timer (beregnet over en periode på 4 uger). Der er ikke fastsat aldersgrænser, og ansatte under 18 år er derfor også omfattet af aftalen.

Reglerne gælder dog ikke for personer, der er omfattet af sømandsloven. For disse gælder særlige regler fastsat i henhold til lovgivningen.

Ifølge § 2 i aftale om arbejdsgiverens pligt til at underrette arbejdstageren om vilkårene for ansættelsesforholdet skal der gives oplysning om alle væsentlige vilkår for ansættelsesforholdet herunder mindst de vilkår, der er opregnet i aftalen:

• Arbejdsgiverens og arbejdstagerens identitet.
• Arbejdsstedets beliggenhed eller i mangel af et fast arbejdssted eller et sted, hvor arbejdet hovedsagelig udføres, oplysning om, at arbejdstageren er beskæftiget på forskellige steder, samt om hovedsæde eller arbejdsgiverens adresse.
• Beskrivelse af arbejdet eller angivelse af arbejdstagerens titel, rang, stilling eller jobkategori.
• Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt.
• Ansættelsesforholdets forventede varighed, hvor der ikke er tale om tidsubestemt ansættelse.
• Arbejdstagerens rettigheder med hensyn til betalt ferie, herunder om der udbetales løn under ferie.
• Varigheden af arbejdstagerens og arbejdsgiverens opsigelsesvarsler eller reglerne herom.
• Den gældende eller aftalte løn, som arbejdstageren har ret til ved ansættelsesforholdets påbegyndelse, samt tillæg og andre løndele, der ikke er indeholdt heri, fx pensionsbidrag og eventuel kost og logi. Endvidere skal der oplyses om lønnens udbetalingsterminer.
• Den normale daglige eller ugentlige arbejdstid.
• Angivelse af, hvilke kollektive overenskomster eller aftaler der regulerer arbejdsforholdet.

Oplysningerne skal gives senest 1 måned efter, at ansættelsesforholdet er påbegyndt.

Oplysningerne kan gives i de dokumenter og på den måde, der er nævnt i lov om arbejdsgiverens pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet. Ansættelsesbevisloven indeholder ikke formkrav til selve udleveringen af ansættelsesbeviset, men alene et krav om skriftlighed. Efter Beskæftigelsesministeriets vurdering er loven ikke til hinder for, at ansættelsesbeviset kan afleveres elektronisk, jf. Beskæftigelsesministeriets cirk. 1/1 2006 om elektroniske ansættelsesbeviser.

Oplysningspligten kan opfyldes ved anvendelse af det ansættelsesbrev, der er optaget som bilag til Fmst. cirk. 12/2 2016 om ansættelsesbreve for overenskomstansatte i staten.

Dette ansættelsesbrev bør så vidt muligt bruges ved enhver overenskomstansættelse i staten.

Enhver ændring af væsentlige vilkår skal meddeles skriftligt til medarbejderen. Dette skal ske hurtigst muligt og senest 1 måned efter den dato, hvor ændringen træder i kraft. Dette gælder dog ikke, hvis ændringen skyldes ændringer i love, administrative bestemmelser, vedtægtsmæssige bestemmelser eller kollektive overenskomster, som arbejdsgiver henviser til i ansættelsesbrevet.

Aftalen indeholder yderligere regler bl.a. om tidsfrister, der er fastsat for seneste afgivelse af oplysningerne, om manglende overholdelse af oplysningspligten samt om yderligere oplysninger til medarbejdere, der arbejder i udlandet.

Uenighed om, hvorvidt ansættelsesmyndigheden har overholdt sin oplysningspligt efter aftalen, afgøres efter de sædvanlige fagretlige regler.