15.3.3.1. Formkrav og oplysningspligt

Et ansættelsesforhold bør etableres ved skriftlig aftale.

I henhold til L 501 16/5 2023 om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår (ansættelsesbevisloven) har arbejdsgiveren pligt til at underrette lønmodtagerne om vilkårene for ansættelsesforholdet

Loven gælder ikke, i det omfang der ved kollektiv overenskomst mv. er fastsat regler, der som minimum opfylder betingelserne i det EU-direktiv, som ligger til grund for loven.

For ansatte, der ikke er omfattet af centralorganisationernes forhandlingskompetence, gælder reglerne i ansættelsesbevisloven, jf. afsnit 15.3.3.8.

Finansministeriet og centralorganisationerne har indgået en aftale, der erstatter lovens bestemmelser, jf. Fmst. cirk. 4/7 2023 om arbejdsgiverens pligt til at underrette den ansatte om vilkårene for ansættelsesforholdet.

Aftalen gælder for medarbejdere, hvis ansættelsesforhold varer mere end gennemsnitligt tre timer pr. uge i en referenceperiode på fire på hinanden følgende uger. Der er ikke fastsat aldersgrænser, og ansatte under 18 år er derfor også omfattet af aftalen.

Reglerne gælder dog ikke for personer, der er omfattet af lov om søfarendes ansættelsesforhold mv. For disse gælder særlige regler fastsat i henhold til lovgivningen.

Ifølge § 2 i Fmst. cirk. 4/7 2023 2023 om arbejdsgiverens pligt til at underrette den ansatte om vilkårene for ansættelsesforholdet skal der gives oplysning om alle væsentlige vilkår for ansættelsesforholdet herunder mindst de vilkår, der er opregnet i aftalen:

1. Arbejdsgiverens og den ansattes navn og adresse.
2. Arbejdsstedets beliggenhed eller i mangel af et fast arbejdssted eller et sted, hvor arbejdet hovedsagelig udføres, oplysning om, at arbejdstageren er beskæftiget på forskellige steder eller frit kan bestemme sit arbejdssted, samt om hovedsæde eller arbejdsgiverens adresse.
3. Beskrivelse af arbejdet eller angivelse af arbejdstagerens titel, rang, stilling eller jobkategori.
4. Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt.
5. Ansættelsesforholdets forventede varighed eller ophørstidspunkt, hvor der ikke er tale om tidsubestemt ansættelse.
6. Varigheden af og vilkårene for en eventuel prøvetid.
7. Varigheden af det fravær med løn, som den ansatte har ret til, herunder ret til betalt ferie.
8. Varigheden af den ansattes og arbejdsgiverens opsigelsesvarsler eller reglerne herom.
9. Den gældende eller aftalte løn, som den ansatte har ret til ved ansættelsesforholdets påbegyndelse, samt tillæg og andre løndele, der ikke er indeholdt heri, fx pensionsbidrag og eventuel kost og logi. Endvidere skal der oplyses om lønnens udbetalingsterminer.
10. Den normale daglige eller ugentlige arbejdstid og eventuelle ordninger for overarbejde og betaling herfor og, hvor det er relevant, ordninger for vagtændringer.
11. Hvis arbejdsmønstret er helt eller overvejende uforudsigeligt, skal arbejdsgiveren underrette den ansatte om:
    1. Det princip, at tidsplanen for arbejdet er variabel, antallet af garanterede betalte arbejdstimer og betaling for arbejde, som udføres ud over disse garanterede timer,
    2. De referencetimer og –dage, hvor den ansatte kan pålægges at arbejde, og
    3. Den minimumsvarslingsperiode, som den ansatte er berettiget til, før en arbejdsopgave påbegyndes, samt eventuel frist for annullering af arbejdsopgaven.
12. Den ret til uddannelse, som arbejdsgiveren eventuelt tilbyder.
13. Angivelse af, hvilke kollektive overenskomster eller aftaler der regulerer arbejdsforholdet.
14. Identiteten på sociale sikringsinstitutioner, som arbejdsgiveren er forpligtet til at indbetale sociale bidrag til og som er knyttet til ansættelsesforholdet, for eksempel ATP og Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES).

Oplysningerne i nr. 1-6 og 9-11 skal gives senest syv kalenderdage efter, at ansættelsesforholdet er påbegyndt. Oplysninger om de øvrige forhold skal gives senest 1 måned efter, at ansættelsesforholdet er påbegyndt.

Oplysningerne kan gives skriftligt enten på papir eller i elektronisk form, jf. aftalens § 5. Bortset fra oplysninger nævnt i aftalens § 2, stk. 1,  nr. 1-5, 11 og 13, anses oplysningspligten for opfyldt, hvis der henvises til lov, administrative bestemmelser, vedtægtsmæssige bestemmelser eller overenskomster og aftaler, der gælder for de pågældende forhold. Oplysningspligten kan opfyldes ved anvendelse af det ansættelsesbrev, der er optaget som bilag til Fmst. cirk. 12/2 2016 om ansættelsesbreve for overenskomstansatte i staten.

Enhver ændring af væsentlige vilkår skal meddeles skriftligt til medarbejderen. Dette skal ske hurtigst muligt og senest på den dato, hvor ændringen træder i kraft. Dette gælder dog ikke, hvis ændringen skyldes ændringer i love, administrative bestemmelser, vedtægtsmæssige bestemmelser eller kollektive overenskomster, som arbejdsgiver henviser til i ansættelsesbrevet.

Aftalen indeholder yderligere regler bl.a. om tidsfrister, der er fastsat for seneste afgivelse af oplysningerne, om godtgørelse for manglende overholdelse af oplysningspligten samt om yderligere oplysninger til medarbejdere, der arbejder i udlandet.

Uenighed om, hvorvidt ansættelsesmyndigheden har overholdt sin oplysningspligt efter aftalen, afgøres efter de sædvanlige fagretlige regler.