15.10.1. Tjekliste i forbindelse med besættelse af godkendte og klassificerede tjenestemandsstillinger

I. Afklaring af om stillingen skal kunne besættes på åremål

II. Opslag af stillinger

III. Bedømmelse af ansøgere

IV. Ansættelsesbetingelser

V. Udnævnelse

VI. Ansættelsesbrev

VII. Afklaring af pensionsforhold

VIII. Kongelig forestilling

IX. I øvrigt

I Afklaring af, om stillingen skal kunne besættes på åremål

a) Kompetence: Den pågældende minister.

b) Forhandling med vedkommende centralorganisation.

Jf. Finansministeriets Lbekg. 511 18/5 2017 om tjenestemænd (se PAV kap. 14).

II Opslag af stillinger

  1. Undtagelser fra opslagskrav:

a) Varig ansættelse af tjenestemænd efter forudgående ansættelse på prøve, § 4, stk. 2, nr. 1.

b) Ansættelse i visse stillinger, § 3.

c) Ansættelse som tjenestemand ved direkte overgang fra ansættelse i samme stilling på andre vilkår, § 4, stk. 2, nr. 2.

d) Genansættelse af pensionerede tjenestemænd, der har pligt til at lade sig genansætte, og tilbud/anvisning af stilling til tjenestemænd, der er afskediget med rådighedsløn eller ventepenge, § 4, stk. 1.

e) Øvrige tilfælde omfattet af opslagsbekendtgørelsen .

Finansministeriets bekg. 302 26/3 2010 om opslag af tjenestemandsstillinger i staten (opslagsbekendtgørelsen).

2. Opslaget

2.a. Opslaget skal indeholde oplysning om:

  • Hvorvidt der er tale om genopslag af stillingen, § 8.
  • Stillingsbetegnelse, § 6, nr. 1.
  • Tjenestested for tiden, § 6, nr. 3.
  • Ansættelsesområde, § 6, nr. 2.
  • Stillingens lønmæssige placering, § 6, nr. 4.
  • mulighed for åremålsansættelse, hvis stillingen er godkendt til besættelse på åremål.
  • tjenestebolig, § 6, nr. 5.
  • Mulighed for deltidsansættelse.
  • Ansøgningsfristens udløb (dato og klokkeslæt), § 7.
  • Til hvem ansøgning stiles, § 6, nr. 7.
  • Hvortil ansøgning sendes, § 6, nr. 6.
  • En opfordring til, at alle interesserede uanset personlig baggrund søger stillingen.

Jf. Finansministeriets bekg. 302 26/3 2010 om opslag af tjenestemandsstillinger i staten (opslagsbekendtgørelsen).

Opslaget bør endvidere indeholde en opfordring til at oplyse om tidligere eller aktuel beskæftigelse med frivilligt arbejde, således at den erfaring og de kvalifikationer, som den pågældende ansøger har erhvervet ved sit engagement heri, kan indgå i ansættelsesmyndighedens samlede vurderingsgrundlag.

2.b. Opslaget må ikke indeholde:

  • Krav om forudgående uddannelse, medmindre sådanne krav er fastsat i overensstemmelse med TL § 4.
  • At der foretrækkes personer af et bestemt køn.
  • At kvalificeret ansøger haves.

Jf. Finansministeriets bekg. 302 26/3 2010 om opslag af tjenestemandsstillinger i staten (opslagsbekendtgørelsen).

  1. Internt/eksternt opslag

3a. Ansættelse kan ske udelukkende efter internt opslag:

  • Hvor der forudsættes teoretiske og/eller praktiske kvalifikationer, som alene kan erhverves på stedet, § 5.

3b. Eksternt opslag skal ske i alle andre tilfælde:

  • I Job-i-staten (obligatorisk).
  • I Statstidende (evt.).
  • I dag- og fagblade (evt.).
  • Til lokalt jobcenter, hvis der er grundlag for at antage, at dette vil kunne anvise egnet arbejdskraft.

Jf. Fmst. cirk. 14/12 2012 om personalerekruttering via internet mv. og

Finansministeriets bekg. 302 26/3 2010 om opslag af tjenestemandsstillinger i staten.

  1. Diskretionspligt

a) Når ansøgningsfristen er udløbet, kan der, jf. TL 5, stk. 3, udleveres en liste over ansøgere.

b) Anmodning fra en ansøger om, at oplysninger ikke gengives offentligt, skal påføres listen, jf. TL 5, stk. 4.

c) Hvis listen er påtegnet som nævnt under b), må offentlig gengivelse af listen eller dele deraf ikke finde sted. Overtrædelse heraf straffes med bøde, jf. TL 5, stk. 5.

III. Bedømmelse af ansøgere

a) For tjenestemænd skal indhentes udtalelse hos nærmeste chef (kopi til ansøger), TL 8, jf. dog Finansministeriets bekg. 807 10/10 1995 om bedømmelse af tjenestemænd i henhold til § 8 i lov om tjenestemænd.

b) For andre indhentes evt. reference hos nuværende nærmeste chef, se Kap. 9 om eventuel partshøring af ansøgeren.

c) Evt. behandling i forfremmelsesnævn, jf. Finansministeriets bekg. 53 2/2 1977 om forfremmelsesnævn i staten.

I de tilfælde, hvor en ansøger er eller tidligere har været involveret i frivilligt arbejde, bør ansættelsesmyndigheden konkret være opmærksom på den erfaring og viden samt de kvalifikationer, som den pågældende ansøger herigennem måtte have erhvervet, således at dette element kan indgå i den samlede vurdering af ansøgeren.

IV Ansættelsesbetingelser

a) Dansk indfødsret, L 169 5/6 1953 (grundloven), 27, stk. 1. Fsva. personer uden dansk indfødsret se TL § 58 c og TPL § 19.

b) Alder, jf. Finansministeriets bekg. 96 20/3 1972 om ansættelse som tjenestemand på prøve (prøvebekendtgørelsen).

c) Kongeligt udnævnte afgiver ved første kongelige udnævnelse en erklæring om at ville holde grundloven (løfteerklæring).

d) Helbredstilstand, jf. TL § 4 samt cirk. 7/2 1992 om helbredsbedømmelse af tjenestemænd m.fl.

e) Evt. uddannelse, jf. TL § 4.

V Udnævnelse

  1. Udnævnelse af visse højere embedsmænd (stillinger i lønramme 40/løngruppe 4 og derover samt visse stillinger i lønramme 38/løngruppe 2 og lønramme 39/løngruppe 3) skal forelægges for regeringens ansættelsesudvalg efter de retningslinjer, der udsendes af Statsministeriet.
  2. Udnævnelseskompetence:

a) Tjenestemænd:

  • Kongen/Dronningen:
  • Varige ansættelser og åremålsansættelser i lr. 36 og højere.

b) Overenskomstansatte:

  • Forelægges vedkommende minister/departements-/styrelseschef mv.
  1. Ekspedition af sager om kongelig udnævnelse:

a) Forestilling udfærdiges af vedkommende ministerium og bør indeholde:

  • Kort beskrivelse af den ledige stilling.
  • Ministerens forslag til ansættelse.
  • Oplysninger om pågældendes nærmest forudgående beskæftigelse.
  • Ordlyden af udnævnelsen (til senere brug for Statstidende).
  • Bilag:
  • Den indstilledes ansøgning
  • Ansættelsesbrev.

b) Procedure:

  • Forestilling og ansættelsesbrev lægges i omslag til minister med kort beskrivelse af indhold/bilag. Omslaget underskrives af departementschefen.
  • Først dato på forestillingen, når ministeren har underskrevet denne.
  • Udfærdiget ansættelsesbrev til ministerens kontrasignatur, minus dato, der påføres af Kabinetssekretariatet ved Kongens/Dronningens underskrift.
  • Forestilling bilagt ansættelsesbrev og ansøgning til Kongen/Dronningen via Kabinetssekretariatet, Amalienborg, der sørger for underskrift/dato og returnering af papirerne.

VI Ansættelsesbrev

  1. Indhold

a) Stillingsbetegnelse og medarbejderens navn.

b) Ansættelsesområde.

c) Ansættelsesform og evt. periode ved åremålsansættelse.

d) Dato for ansættelsen.

e) Underskrift og datering af ansættelsesbrev.

Som bilag til ansættelsesbrev vedlægges orientering om pensionsforbehold.

Ved første kongelige udnævnelse: Løfteerklæringen skal underskrives, før ansættelsesbrevet udleveres til tjenestemanden.

  1. Følgeskrivelse til ansættelsesbrev, der skal indeholde:

a) Lønramme og evt. tillæg (nye lønsystemer: basisløn/intervalløn + eventuelt tillæg samt "skyggepensionsforløb").

b) Tjenestested indtil videre.

c) En evt. prøvetid og dennes længde.

d) Pensionsforbehold.

Følgende oplysninger skal endvidere gives i henhold til cirkulæret om arbejdsgiverens pligt til at underrette arbejdstageren om vilkårene for ansættelsesforholdet, jf. cirk. 14/6 2002 om arbejdsgiverens pligt til at underrette arbejdstageren om vilkårene for ansættelsesforholdet, (kan evt. oplyses i særskilt brev, som skal sendes inden 1 måned efter ansættelsens start):

e) Lønanciennitet.

f) Ansættelsesmyndighedens adresse samt de institutioner, som ansættelsesområdet for tiden omfatter.

g) Lønnens udbetalingstermin.

h) Beskæftigelsesgraden.

i) Angivelse af, at ansættelsen er reguleret ved lov om tjenestemænd.

j) Varighed af gensidige opsigelsesvarsler evt. i form af henvisning til reglerne i tjenestemandsloven.

k) Rettigheder med hensyn til ferie, evt. i form af henvisning til gældende ferieaftale.

l) Eventuelle andre væsentlige vilkår (fx tjenestebolig).

VII. Afklaring af pensionsforhold

a) Udfyldelse af et pensionsalderskema (skema nr. S 56 b).

  • Fastsættelse af pensionsalder, TPL § 4, stk. 1.
  • Eventuel pensionsalderforhøjelse på grundlag af tidligere ansættelse, TPL § 4, stk. 2, § 4 a og § 4 b.

b) Indberetning til PENSAB til brug for oprettelse og ajourføring af den pågældendes data (hvis lønnen anvises af Statens Administration via SLS).

c) Opgørelse af pensionsforbeholdsperioden under hensyn til pensionsalderen/pensionsalderforhøjelsen.

Jf. Fmst. cirk. 18/12 2020 om kompetencen for ministerier mv. til at fastsætte pensionsalder for deres tjenestemænd mfl., Medarbejder- og Kompetencestyrelsens vejledning om administration af pensionsalder mv. for tjenestemænd mfl. og Finansministeriets bekg. 1754 27/12 2018 om PENSAB .

VIII. Kongelig forestilling

Eksempel på ordlyd af forestilling om ansættelse:

”En stilling som (stillingsbetegnelse) i (ministerium/institution) vil kunne besættes fra den (dato).
Til ansættelse i denne stilling foreslås (navn), der er født den (dato), og som tidligere har været (stillingsbetegnelse) i (ministerium/institution).
Det indstilles derfor, at (navn) udnævnes til (stillingsbetegnelse) i (ministerium/institution) fra den (dato).”

Eksempel på ordlyd af forestilling om ansættelse på åremål (førstegangsansættelse og genansættelse efter opslag):

”En stilling som (stillingsbetegnelse) i (ministerium/institution) vil kunne besættes på åremål fra den (dato).
Til ansættelse i denne stilling foreslås (navn), der er født den (dato), og som tidligere har været som (stillingsbetegnelse) i (ministerium/institution).
Det indstilles derfor, at (navn) udnævnes til (stillingsbetegnelse) på åremål i (antal) år fra den (dato).”

Eksempel på ordlyd af forestilling om ansættelse på åremål (forlængelse af åremålsansættelse):

”En stilling som (stillingsbetegnelse) i (ministerium/institution) vil kunne besættes på åremål fra den (dato).
Til ansættelse i denne stilling foreslås (navn), der er født den (dato), og som for tiden er ansat i stillingen på åremål, således at denne ansættelse forlænges.
Det indstilles derfor, at (navn) udnævnes til (stillingsbetegnelse) på åremål i (antal) år fra den (dato).”

Ved underskrivelse af forestillingen anvendes høflighedsformularen "I ærbødighed".”

IX. I øvrigt

a) Eventuelt meddelelse til Statstidende om kongelig udnævnelse.

b) Meddelelse vedrørende løn mv. (fx SLS).