15.9. Forvaltningsretlige regler for behandlingen af ansættelsessager

En beslutning om ansættelse er en afgørelse i forvaltningslovens forstand, og der gælder derfor en række regler og principper i forbindelse med udvælgelse af ansøgere og beslutning om ansættelse.

Ved anvendelse af et elektronisk ansøgningsmodul som fx Statens eRekruttering kan det være anført i opslaget, at ansøgning skal indsendes elektronisk via ansøgningsmodulet. En offentlig myndighed kan dog ikke uden lovhjemmel kræve, at borgere henvender sig via elektroniske medier. Det betyder, at en rettidigt modtaget ansøgning, der ikke er kommet frem via et elektronisk ansøgningsmodul, skal behandles på lige fod med ansøgninger, der er modtaget elektronisk. Der henvises til Folketingets Ombudsmands udtalelse af 21. december 2011, som kan læses på ombudsmandens hjemmeside.

I PAV kap. 9 er der en overordnet beskrivelse af forvaltningsloven og visse andre forvaltningsretlige regler og principper, der har betydning for behandlingen af ansættelsessager.

15.9.1. Indhentning af oplysninger mv.

Hvis der ved behandlingen af ansættelsessager indhentes faktiske oplysninger - eksempelvis telefonisk - om ansøgere, er der pligt til at gøre notat herom, jf. § 13 i Lbekg. 145  24/02 2020 om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven).

I forbindelse med opslag af en ledig stilling modtager ansættelsesmyndigheden en række almindelige ikke-følsomme oplysninger fra ansøgere til stillingen. Der kan foretages en elektronisk databehandling af oplysningerne fx i form af en registrering og journalisering. Ifølge en udtalelse fra Datatilsynet kan myndigheden imidlertid kun rette henvendelse til ansøgers aktuelle ansættelsessted - og dermed videregive oplysningen om, at den pågældende har søgt væk - hvis ansøger samtykker heri. Se endvidere Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold.

15.9.2. Inhabilitet

Den, der er inhabil i forhold til en ansættelsessag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen, jf. forvaltningslovens § 3, stk. 3. Habilitetskravet omfatter således ikke alene den, der træffer afgørelsen, men eksempelvis også et medlem af et bedømmelsesudvalg, som medvirker ved sagens behandling.

15.9.3. Aktindsigt

Sager om ansættelse eller forfremmelse i det offentliges tjeneste er ikke omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt, jf. lovens § 21, stk. 1.

I relation til forvaltningsloven er den, der er ansøger eller har ansøgt om ansættelse i det offentliges tjeneste, part i en sag. Efter lovens § 9, stk. 1, har ansøgeren derfor ret til aktindsigt, men efter § 9, stk. 3, dog kun for så vidt angår de dokumenter, der vedrører pågældendes egne forhold. En ansøger har således ikke adgang til at få udleveret lister med navnene på øvrige ansøgere. Kun på tjenestemandsområdet gælder særlige regler om udlevering af ansøgerlister, jf. afsnit 15.2.1.6.

Ved imødekommelse af en anmodning om aktindsigt efter forvaltningsloven skal sagens afgørelse som hovedregel udsættes, indtil ansøgeren har haft adgang til at gøre sig bekendt med dokumenterne og til eventuelt at afgive en udtalelse, hvis ansøgeren ønsker det, jf. lovens § 21.

15.9.4. Partshøring

Indgår der ved behandlingen af en ansættelsessag faktiske oplysninger, som ansøgeren ikke kan antages at være bekendt med eller ikke ved indgår i behandlingen af sagen, skal der efter forvaltningslovens § 19, stk. 1, foretages partshøring. Det gælder dog kun, hvis oplysningerne er til ugunst for ansøgeren og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.

Oplysninger, en ansøger skal partshøres over, er fx en reference som videregiver oplysninger om registrering i kriminalregisteret eller en mistanke om alkoholmisbrug, jf. UfR 2011.2343 H.

Sagen må herefter først afgøres, når ansøgeren er gjort bekendt med oplysningerne og har haft lejlighed til at udtale sig. Partshøring kan eventuelt blive aktuel, hvis der ved henvendelse til ansøgerens nuværende eller tidligere arbejdsgiver fremkommer ugunstige oplysninger.

15.9.5. Begrundelse af afslag

Et afslag på en stillingsansøgning er i forvaltningslovens forstand en afgørelse, som - når det meddeles skriftligt - skal være begrundet, jf. lovens § 22. Afgørelsen i ansættelsessager beror alene på ansættelsesmyndighedens skøn. I almindelighed vil der derfor ikke kunne stilles vidtgående krav til begrundelsen. Den må dog angive den eller de hovedmomenter, der er tillagt vægt ved stillingens besættelse. En mere indgående begrundelse af afslaget kan fx være relevant i forhold til ansøgere, med hvem der har været gennemført ansættelsessamtaler.

Ansøgere til stillinger i det offentlige har krav på at modtage svar på en ansøgning. Det kan således fx ikke anføres i opslaget, at stillingen er besat til anden side, hvis ansøgeren ikke har hørt noget inden en bestemt dato. Der henvises til Folketingets Ombudsmands udtalelse af 12. april 2012, som kan læses på ombudsmandens hjemmeside.

Der henvises i øvrigt til PAV kap 9.