31.5.1.1. Tjenstlige samtaler/problemsamtaler

Før en arbejdsgiver når frem til at overveje afskedigelse af en ansat på grund af dennes forhold, vil den ansattes nærmeste chef eller HR ofte tage en samtale med den ansatte. I praksis omtales den slags samtaler ofte som tjenstlige samtaler/problemsamtaler. Den ansatte kan medbringe en bisidder til samtalen. Bisidderen kan være tillidsrepræsentanten, en kollega eller en tredje person. Det er op til den ansatte at afgøre, om vedkommende ønsker at gøre brug af denne ret.

Arbejdsgiveren bør anvende samtalen til dels at påtale de utilfredsstillende forhold, dels at forsøge at afdække årsagen til problemet, herunder om der foreligger undskyldelige omstændigheder.

Under samtalen kan det endvidere – afhængig af forholdets karakter – være hensigtsmæssigt, at arbejdsgiveren præciserer over for den ansatte, hvornår der forventes at være rettet op på de konkrete forhold. Efter omstændighederne kan dette kræves øjeblikkeligt, der kan fastsættes en dato for en opfølgningssamtale, eller der kan udarbejdes en opfølgende handlingsplan.

Det vil oftest være fornuftigt at udarbejde et referat af mødet, som den ansatte enten tiltræder indholdet af eller – som minimum – modtager i kopi.

Kommer der under samtalen nye oplysninger frem, kan det være relevant – og muligvis påkrævet – at foretage en yderligere afdækning af sagen for at sikre et fuldstændigt overblik.

Hvis den ansatte på trods af samtalen om de konkrete forhold om fx forbedring af sagsproduktion, ændring af adfærd eller reduktion af fravær ikke ændrer adfærd/retter op på forholdene, kan arbejdsgiverens næste reaktionsmulighed være at give den ansatte en advarsel - for tjenestemænds vedkommende en diskretionær advarsel. Se afsnit 31.5.2.1. om advarsler og afsnit 31.5.3.1.B om diskretionære advarsler.