36.2.2. Tilfælde, hvor der som udgangspunkt kan kræves tilbagebetaling

36.2.2.1. Direkte viden

Der kan altid kræves tilbagebetaling, hvis det konkret kan bevises, at modtageren vidste, at der blev udbetalt for meget i løn, pension mv.

36.2.2.2. Fejlagtige oplysninger

Der kan også kræves tilbagebetaling, hvis fejlen skyldes, at modtageren bevidst har afgivet fejlagtige oplysninger.

36.2.2.3. Forbehold

Der kan ligeledes kræves tilbagebetaling, hvis ansættelsesmyndigheden har taget et konkret forbehold herfor.

Der kan fx være taget forbehold for Medarbejder- og Kompetencestyrelsens godkendelse af lønaftalen.

Hvis der opstår mistanke om, at der udbetales for meget, og spørgsmålet ikke straks kan afklares, kan der ligeledes tages forbehold herfor, således at der i hvert fald kan kræves tilbagebetaling for tiden herefter.

Det er dog en betingelse for at kræve tilbagebetaling i disse tilfælde, at den usikkerhed, der er årsag til forbeholdet, afklares inden for rimelig tid, således at modtageren ikke får indtryk af, at forholdet er bragt i orden, og at udbetalingen er korrekt.

Generelle forbehold, dvs. forbehold, der altid tages ved udbetaling af løn mv., kan derimod næppe tillægges betydning for, om der kan kræves tilbagebetaling.

36.2.2.4. Reklamation

I øvrigt kan der kræves tilbagebetaling, hvis fejlen opdages umiddelbart efter udbetalingen, og modtageren bliver gjort opmærksom på forholdet, før den pågældende reelt har kunnet nå at disponere over det modtagne.

36.2.2.5. Forudbetalt løn

I tilfælde, hvor lønnen udbetales forud, kan der kræves tilbagebetaling, hvis modtageren i løbet af måneden afholder ikke optjent ferie, holder tjenestefrihed uden løn e.l. Det er vigtigt, at efterreguleringen finder sted snarest, således at modtageren ikke får det indtryk, at der kulancemæssigt er ydet frihed med løn.

Tjenestemandslønninger og tjenestemandspension udbetales månedlig og forud ved hver måneds begyndelse. Det vil sige, at beløbet skal være til rådighed på tjenestemandens bankkonto senest den 1. i måneden, som lønnen/pensionen vedrører.

Hvis den 1. i måneden er en helligdag eller en dag, hvor det udbetalende kontor har lukket, skal udbetalingen finde sted den sidste søgnedag (bankdag) i den foregående måned. Afgår tjenestemanden ved døden efter udbetalingen, men før månedens udløb, har staten ikke noget krav på tilbagebetaling af den forudbetalte løn/pension. Hvis den 1. i måneden ikke er en bankdag, og tjenestemanden dør eller afskediges mellem udbetalingen og den 1. i den måned, som pensionen vedrører, modregnes beløbet i en eventuel efterindtægt, jf. L 154 7/6 1958 om lønninger og pensioner m.v. til statens tjenestemænd (LPL) § 31 (som opretholdt ved bekg. 943 4/7 2017 om bestemmelser efter den tidligere statstjenestemandslovgivning, der forbliver i kraft (§ 60-bekendtgørelsen)), jf. Bilag 32.5.1.

Eksempel 1:
Tjenestemandsløn/-pension for november måned forfalder den 1. november, som er en søndag. Udbetalingen skal finde sted fredag den 30. oktober. Afskediges eller dør tjenestemanden den 30. eller den 31. oktober, har staten ikke krav på tilbagebetaling af det udbetalte beløb for november måned. Hvis der udbetales efterindtægt, modregner staten beløbet i efterindtægten.

Staten kan vælge at udbetale tjenestemandslønninger og tjenestemandspension indtil 6 søgnedage (bankdage) før forfaldsdagen. Udbetaling vil normalt ske den sidste bankdag i måneden før den måned, som lønnen/pensionen vedrører, uanset om den 1. i måneden er en bankdag eller ej.

Hvis den 1. i den måned, som lønnen/pensionen vedrører, er en hverdag (bankdag), og udbetaling sker indtil 6 søgnedage før forfaldsdagen, kan staten kræve det udbetalte beløb tilbagebetalt, hvis tjenestemanden afskediges eller dør i tidsrummet mellem udbetalingen og forfaldsdagen.

Eksempel 2:
Tjenestemandsløn/-pension for august måned forfalder mandag den 1. august. Udbetalingen finder sted fredag den 29. juli. Dør tjenestemanden i tidsrummet mellem udbetalingen og forfaldsdagen, dvs. den 29., 30. eller 31. juli, kan staten kræve det udbetalte beløb tilbage.

Dør tjenestemanden midt i en måned, har staten ikke krav på tilbagebetaling, heller ikke af en forholdsmæssig del af lønnen/pensionen for den pågældende måned.

Dør tjenestemanden inden udbetalingen har fundet sted og dermed også inden forfaldsdagen, kan staten kræve tilbagebetaling, hvis lønnen/pensionen udbetales. Dette forekommer typisk i tilfælde, hvor staten ikke modtager besked om dødsfaldet  tids nok til at standse en udbetaling, fordi tjenestemanden dør umiddelbart inden udbetalingen.

36.2.2.6. Den ansatte burde have indset fejlen

Endelig kan der kræves tilbagebetaling, hvis modtageren burde have indset fejlen.

Kravene til den udviste uagtsomhed skærpes, hvis tilbagebetalingskravet først fremsættes længere tid efter, at fejludbetalingen er sket.

Det beror på en konkret vurdering, om modtageren burde have indset fejlen. Der vil typisk være tale om en afvejning af de nedenfor nævnte momenter:

a. Karakteren af den regel, som udbetalingen er sket efter.

Det har betydning, om der er tale om en enkel eller om en kompliceret regel, herunder en regel, som hjemler en ydelse, der ikke umiddelbart kan kontrolleres.

Det tillægges ligeledes betydning, om reglen kan siges at være alment kendt, eller om den snarere må karakteriseres som en lønteknisk detalje.

Ukendskab til komplicerede regler eller regler, der ikke kan siges at være alment kendte, er i vidt omfang anset for at være undskyldeligt, mens det forhold, at der er tale om en enkel, alment kendt regel, taler for, at der kan kræves tilbagebetaling.

Skyldes fejludbetalingen, at myndigheden har misforstået reglerne, kan det dog vanskeligt anføres, at modtageren burde have vidst bedre.

b. Beløbets størrelse er i retspraksis tillagt betydning ved afvejningen af, om modtageren burde have indset fejlen.

Det forudsættes således, at modtageren nogenlunde kender størrelsen af sin løn, og at et væsentligt større udbetalt beløb derfor må vække mistanke. I retspraksis er det fx i et tilfælde anset for groft uagtsomt for 4 overtimer at modtage et beløb, der oversteg halvdelen af lønnen i den ordinære stilling, og i et andet tilfælde at modtage fuld løn for halvtidsbeskæftigelse.

Det er dog vanskeligt at angive præcist, hvor stor den procentuelle fejludbetaling skal være, for at modtageren burde have indset forholdet, idet også beløbets absolutte størrelse må tillægges betydning. Man kan således i højere grad kræve, at modtageren bliver opmærksom på, at der er sket en fejl, hvis der fx udbetales 100 pct. for meget i egentlig løn, end hvis et mindre tillæg udbetales med det dobbelte beløb. Efter Medarbejder- og Kompetencestyrelsens praksis er der fx ikke krævet tilbagebetaling i tilfælde, hvor der er anvendt forkert stedtillægssats, idet der er tale om små beløb.

Hvis modtageren af andre grunde burde være blevet opmærksom på fejlen, kan der dog kræves tilbagebetaling af selv mindre beløb. Det kan fx være tilfældet, hvis det klart fremgår af lønsedlerne, at der udbetales et beløb, som den pågældende stillingskategori helt åbenbart ikke har krav på, fx trucktillæg til en fuldmægtig i centraladministrationen.

c. Det er ligeledes i rets- og administrativ praksis tillagt betydning, om lønsedlerne var klare og overskuelige.

Der er således krævet tilbagebetaling i tilfælde, hvor det klart fremgik af lønsedlerne, at der var sket en fejl, fx i et tilfælde, hvor det af en teknikumingeniørs lønseddel udtrykkeligt (dvs. ikke kun i kode) fremgik, at der blev anvist "civilingeniørløn" (teknikumingeniører og civilingeniører havde på daværende tidspunkt forskellige lønskalaer).

Det er dog ikke alle klare meddelelser på lønsedlen, der har udløst tilbagebetalingspligt. Fx er det blevet anset for undskyldeligt at overse en for høj lønindplacering, selv om den i og for sig fremgik klart af lønsedlen.

Som eksempel på, at lønsedlernes overskuelighed tillægges betydning, kan nævnes, at det er anset for mere uagtsomt at overse en fejludbetaling, hvis der kun anvistes én løndel, end hvis der anvistes flere forskellige løndele. Det er endvidere blevet anset for undskyldeligt at overse fejl i tilfælde, hvor der var sket en række fejlanvisninger og deraf følgende efterreguleringer, der gjorde det meget vanskeligt for modtageren at kontrollere det udbetalte beløb.

d. Også tidspunktet for fejlens opståen er tillagt betydning.

Det er fx i højere grad anset for uagtsomt at overse fejl, der opstod ganske umotiveret, end at overse fejl, der opstod på tidspunkter, hvor der alligevel skulle være sket lønændring, eller at der fortsat blev udbetalt et tillæg, der var knyttet til den hidtidige stilling.

Det er også anset for at være en undskyldende omstændighed, hvis fejludbetalingen skete i forbindelse med en efterregulering af lønnen. 

e. Ansvar for/eller særlig indsigt i forholdene.

Det kan i øvrigt nævnes, at der i retspraksis er lagt afgørende vægt på, om modtageren har haft ansvar for og/eller særlig indsigt i forholdene. Hvor det har været tilfældet, er der således krævet tilbagebetaling, selv om reglens karakter, beløbets størrelse og forholdene i øvrigt ikke i sig selv talte for det.

Der har desuden været en tendens til at tillægge det betydning, om modtageren på grund af sin stilling eller uddannelse i særlig grad var forpligtet til eller havde forudsætninger for at udvise agtpågivenhed.

f. Korrekt og fyldestgørende orientering.

Endelig er der i særdeles høj grad lagt vægt på, om ansættelsesmyndigheden havde orienteret korrekt og fyldestgørende om den fremtidige løn mv.

En utvetydig og fyldestgørende orientering om indkomstforholdene er således et udmærket supplement til de kontrolforanstaltninger, der i øvrigt er foreskrevet for lønanvisningen, fordi den i vidt omfang gør det muligt at kræve tilbagebetaling.

36.2.2.7. Særlige forhold, der kan afskære et berettiget tilbagebetalingskrav

Selvom modtageren ifølge det ovenfor nævnte burde have indset fejlen, kan det forhold, at tilbagebetalingen vil være urimeligt byrdefuld, medføre, at kravet ikke kan gennemføres. Det kan fx være tilfældet, hvis fejludbetalingen først opdages, efter at den pågældende er fratrådt og kun har en beskeden pension.

Kravet kan endvidere være helt eller delvist afskåret på grund af forældelse, jf. afsnit 36.4.1.

For så vidt angår tilbagebetalingskravet og dets gennemførelse henvises til afsnit 36.6.