9.2.2.7. Krav til begæringen

En begæring om aktindsigt skal ikke opfylde særlige formkrav. Der er således ikke hjemmel til at stille krav om, at den, der anmoder om aktindsigt i fx en personalesag, skal begrunde begæringen eller godtgøre at have en særlig interesse i sagen.

Begæringen skal dog indeholde de oplysninger, som er nødvendige for, at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan identificeres, og angive det tema, sagen eller dokumentet vedrører, jf. offentlighedslovens § 9. En angivelse af en konkret sags journalnummer i en anmodning om aktindsigt vil være tilstrækkelig til, at myndigheden mv. ikke vil kunne afslå at behandle anmodningen, selv om kravet om angivelse af tema ud fra en principiel betragtning ikke kan siges at være opfyldt.

En begæring om aktindsigt kan imidlertid afslås, i det omfang behandlingen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. offentlighedslovens  § 9, stk. 2, nr. 1. Ombudsmanden har i FOB 2014.22 og i FOB 2014.36 udtalt sig om vigtigheden af dialog med den aktindsigtssøgende med henblik på at få afgrænset og konkretiseret anmodningen, inden der træffes afgørelse om, hvorvidt begæringen skal imødekommes eller afslås.

Der vil desuden kunne gives afslag på en anmodning om aktindsigt, hvis anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål el. lign., jf. offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 2. Denne bestemmelse kan bl.a. anvendes ved chikane. Det er et krav, at der foreligger klare tilfælde af misbrug, fx hvor samme ansøger gentagne gange anmoder om aktindsigt i de samme dokumenter.